Gidsen over maatwerk software en procesoptimalisatie.
Praktische artikelen voor MKB-ondernemers die processen willen verbeteren.
58 artikelen
Gereedschap en materieel niet terug te vinden: zo houd je simpel bij wie wat heeft
Gereedschap en materieel raken zoek omdat niemand de wissel van plek of persoon vastlegt; met één lijst en één vaste afspraak krijg je weer overzicht.
Hoe krijg je onderaannemers en ingehuurde ploegen op je planning?
Externe ploegen vallen vaak buiten je planning omdat hun afspraak in een mail of appje staat, maar met vijf vaste gegevens per klus krijg je ze gewoon op hetzelfde overzicht.
Hoe vang je seizoensdrukte op in je planning en personeel?
Met een eenvoudig overzicht van vorig seizoen, tijdelijke krachten die vooraf geregeld zijn en één plek voor de planning houd je grip op de drukste maanden.
Klachten en reclamaties bijhouden: van losse mails naar overzicht
Klachten die verspreid staan in mails, appjes en hoofden leren je niets, maar vijf vaste velden en een vast kijkmoment laten zien wat er steeds terugkomt.
Productieplanning in een klein bedrijf: orders, machines en mensen op één overzicht
Zet orders, machines en mensen op één overzicht, reken met de uren die je echt hebt en zoek het knelpunt, dan wordt productieplanning geen fulltime klus.
Fouten bij het verzamelen van orders: waar gaat het mis en hoe voorkom je het?
De meeste verzamelfouten bij een groothandel ontstaan niet in het magazijn zelf, maar in wat er voor de verzamelaar ligt: een onduidelijke orderregel, een verkeerde locatie of een wijziging die niet is doorgekomen.
Wat is maatwerk software? Uitleg voor het MKB
Maatwerk software is software die speciaal voor jouw bedrijf en jouw werkwijze wordt gebouwd. Wat het precies is, hoe het verschilt van een standaardpakket en wanneer het voor jou de moeite waard is.
Je bedrijf groeit, maar de administratie loopt achter: wat pak je eerst aan?
Als je bedrijf groeit en de administratie achterblijft, begin je niet met een nieuw systeem maar met het ene proces dat nu de meeste uren en fouten kost.
Waarom een nieuwe collega inwerken weken kost
Inwerken duurt lang omdat de werkwijze van je bedrijf in hoofden zit en nergens staat, en je pakt het aan door eerst de vragen vast te leggen die steeds terugkomen.
Informatie kwijt in mail en mappen: hoe houd je alles bij de klus?
Tekeningen, afspraken en foto's raken kwijt omdat er geen vaste plek is, en met een vaste mapindeling, naamgeving en versieregel houd je alles bij de klus.
Klant belt steeds waar de monteur blijft? Zo houd je klanten op de hoogte
Klanten bellen niet omdat ze ongeduldig zijn, maar omdat ze niets horen; met een paar vaste berichten op de dag zelf en een heldere afspraak over uitloop ben je die belletjes voor.
Kantoor en buitendienst werken langs elkaar heen: zo maak je één plek per klus
Appjes, telefoontjes en briefjes zorgen ervoor dat informatie over een klus overal staat, en met een paar vaste afspraken breng je die weer bij elkaar.
Waarom gaan facturen te laat de deur uit, en hoe los je dat op?
Facturen blijven liggen omdat factureren niet vastzit aan afgerond werk; zo koppel je die twee stap voor stap aan elkaar.
Uren kloppen niet met de factuur? Zo zet je de lekken dicht
Waarom de uren op je factuur niet kloppen met wat er gewerkt is, en hoe je met één bron per uur en een korte controle de lekken dichtzet.
Werkbonnen komen te laat terug: waarom en hoe je dat oplost
Een werkbon die een week in de bus ligt, vertraagt je factuur en vertroebelt je nacalculatie, en de oplossing zit in het proces, niet in strenger zijn.
Offertes blijven dagen liggen: waar de tijd zit en hoe je het versnelt
Offertes blijven liggen door wachten op een persoon, een prijs of een gegeven, en met overzicht, een vaste intake en vastgelegde kennis maak je de doorlooptijd korter.
Materiaal niet op tijd op de bouwplaats: waar het misgaat en hoe je het oplost
Materiaal dat ontbreekt is bijna altijd een gat tussen planning, inkoop en uitvoering, en dat gat dicht je met vaste afspraken en daarna een slimme koppeling.
Monteur voor een dichte deur: waar het in de overdracht misgaat
Een monteur die voor niks rijdt is zelden pech: het is een afspraak, toegang of klantinformatie die tussen kantoor en buitendienst is blijven hangen.
Spoedklussen inplannen zonder dat de rest van de week omvalt
Spoed komt elke week, dus behandel het niet als uitzondering: zo houd je ruimte voor storingen zonder dat je hele planning schuift.
Wat doe je als je planning in het hoofd van één persoon zit?
Als je planning in één hoofd zit, haal je die kennis er stap voor stap uit door samen met de planner zijn dagelijkse afwegingen op te schrijven, zonder hem te passeren.
Waarom loopt je planning elke week in de soep?
Je planning valt elke week om omdat hij geen ruimte heeft voor spoed, ziekte, materiaal en uitloop, en omdat je wijzigingen te laat hoort; zo krijg je stap voor stap weer grip.
Leveranciersprijslijst importeren, zo houd je je calculatie kloppend
Een leveranciersprijslijst automatisch inlezen scheelt overtypwerk en houdt je calculatie op actuele nettoprijzen, mits je het artikelnummer en je kortingen goed regelt.
Betalingsherinneringen automatiseren: wanneer het helpt en wanneer het je klant kost
Betalingsherinneringen automatiseren helpt je als je de timing en het overzicht aan een systeem overlaat en de toon bij belangrijke klanten zelf in de hand houdt.
Termijnfacturen en voorschotten in de bouw: hoe pak je dat aan?
Koppel elke termijn en elk voorschot aan een aantoonbare fase in het werk, en je factureert op tijd zonder discussie over wat er af is.
Offertes opvolgen zonder CRM: grip op wat er openstaat
Je hebt geen CRM nodig om je offertes op te volgen, wel één lijst en een vast ritme om er op tijd achteraan te gaan.
Storingsmeldingen afhandelen: van appjes naar een meldingenstroom die je kunt meten
Zolang storingen via telefoon, mail en appjes door elkaar binnenkomen kun je ze niet overzien, en met één ingang en één plek met status maak je er een meetbare meldingenstroom van.
Onderhoudscontracten inplannen: zo krijg je terugkerend werk automatisch in de planning
Terugkerend onderhoud blijft liggen omdat het nergens vanzelf opduikt; leg je contracten met hun ritme vast, dan kondigt het werk zichzelf aan in je planning.
Certificaten en keuringen bewaken zonder een tweede administratie
Verloopdata van certificaten en keuringen bijhouden hoeft geen tweede administratie te worden als je elke datum koppelt aan de persoon of machine en je systeem op tijd waarschuwt.
Planning koppelen aan urenregistratie: de koppeling die het meeste tijd bespaart
De koppeling tussen je planning en urenregistratie haalt het meeste dubbele invoerwerk weg en levert uren op die kloppen met wat er echt is gebeurd.
Marge per project zichtbaar maken: van omzet per maand naar winst per klus
Je maakt marge per project zichtbaar door bij elke klus de omzet en alle toe te rekenen kosten vast te leggen, zodat je ziet welke klussen echt geld opleveren.
Nacalculatie, hoe pak je dat aan?
Nacalculatie is je begroting vooraf naast de echte uren en kosten leggen, zodat je ziet waar de marge van een project werkelijk blijft.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Een digitale handtekening is in Nederland gewoon rechtsgeldig, en meestal net zo geldig als een handtekening op papier, mits je manier van ondertekenen betrouwbaar genoeg is voor het doel.
Meerwerk vastleggen zonder ruzie
Meerwerkdiscussies gaan zelden over de prijs, maar over wat er niet is vastgelegd, en zo leg je elk stukje extra werk vast zonder dat het op ruzie uitloopt.
Wanneer heb je een ERP nodig? Het eerlijke antwoord
Meestal heb je nog geen ERP nodig; drie signalen laten zien wanneer wel, en wat je vaak beter eerst doet.
Is e-facturatie verplicht in 2026? Wat er echt geldt
Nee, er is in 2026 geen Nederlandse verplichting om zakelijke facturen elektronisch te versturen. Wel is er een Europese verplichting vanaf 2030 en voert Belgie er al eerder een in. Wat er wel en niet is besloten, en wat je nu al zinnig kunt doen.
Wtta 2027: leen je wel eens personeel uit?
De Wtta gaat in op 1 januari 2027 en verplicht uitleners om toegelaten te zijn. Het aanmeldvenster voor het overgangsrecht loopt van 1 november 2026 tot 1 januari 2027. Ook bouw- en installatiebedrijven die af en toe iemand uitlenen vallen eronder.
Schijnzelfstandigheid: wat je administratie moet laten zien
Schijnzelfstandigheid toon je niet aan met een modelovereenkomst maar met wat er in je planning, urenregistratie en opdrachtdossiers staat. Wat er meestal misgaat en hoe je het inricht.
NIS2: je klant stelt eisen maar je valt er zelf niet onder
De Cyberbeveiligingswet geldt sinds 15 augustus 2026 voor ongeveer achtduizend organisaties. De meeste MKB-bedrijven vallen er niet onder, maar krijgen wel vragenlijsten van klanten die er wel onder vallen. Wat die klant echt wil weten.
AI Act: geldt die voor mij als ik ChatGPT gebruik?
Gebruik je AI voor teksten en mail, dan val je in de lichtste categorie. Geen certificering, geen audit. Wat wel geldt is AI-geletterdheid sinds februari 2025 en transparantie sinds augustus 2026.
Mag je klantgegevens in ChatGPT zetten?
Niet zomaar. Zodra er persoonsgegevens in gaan gelden de gewone privacyregels, en bij een gratis account is aan die voorwaarden meestal niet voldaan. Vier manieren om AI wel veilig te gebruiken.
Ik heb zelf iets gebouwd met AI: is dat veilig voor mijn bedrijf?
Niet per definitie onveilig, maar er zitten vier risico's in die vrijwel altijd terugkomen. Hoe je die zelf controleert zonder code te lezen, en waar de grens ligt tussen hobby en bedrijfskritisch.
Offerte maken kost elke keer een uur: hoe automatiseer je dat?
Een offerte bestaat meestal voor tachtig procent uit hetzelfde. Welke vier lagen je vastlegt zodat offreren een kwestie van minuten wordt, en wat je daarmee wint behalve tijd.
Twee mensen tegelijk in hetzelfde Excel-bestand: waarom dat misgaat
Een bestand kent geen gelijktijdige wijzigingen: wie het laatst opslaat, overschrijft de rest. Wat medeauteurschap in de cloud wel en niet oplost, en wanneer je een database nodig hebt.
Wanneer moet je stoppen met Excel voor je planning?
Excel is voor kleine bedrijven een prima planbord. Het houdt op te werken zodra meerdere mensen tegelijk moeten wijzigen of de planning ook buiten kantoor zichtbaar moet zijn. Zes signalen dat je eroverheen bent.
Dubbel invoeren voorkomen tussen je boekhouding en je planning
Je voorkomt dubbel invoeren door per gegeven een bron aan te wijzen en de rest daaruit te voeden. Welke vraag je per gegeven stelt, welke richting een koppeling op hoort en waar je begint.
Systemen koppelen zonder alles opnieuw te bouwen
In de meeste gevallen is koppelen goedkoper, sneller en minder risicovol dan vervangen. Wanneer dat opgaat, wanneer niet, en wat je per pakket moet uitzoeken voordat je iets belooft.
Orders uit mail en WhatsApp automatisch in je systeem krijgen
Berichten uitlezen, gegevens eruit halen en er een concept van maken dat iemand alleen nog bevestigt. Waarom die bevestigingsstap erin moet blijven en waar je op moet letten bij WhatsApp.
Calculeren en offreren voor een installatiebedrijf zonder duur ERP
Voor een installatiebedrijf van vijf tot veertig man is ERP vaak te zwaar en Excel te licht. Wat je echt nodig hebt is een artikelbestand, normtijden, samengestelde regels en nacalculatie.
Werkbon-app voor monteurs die ook offline werkt
Er zijn drie niveaus van offline werken en leveranciers zijn daar niet altijd duidelijk over. Waar het technisch op vastloopt, wat er op een goede werkbon staat en wat er daarna mee moet gebeuren.
Urenregistratie: welke uren moet je precies vastleggen?
De Arbeidstijdenwet vraagt om arbeids- en rusttijden, in een systeem dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk is. Wat dat concreet betekent, waar het in de praktijk misgaat en wanneer een standaardpakket volstaat.
Voorraad bijhouden zonder duur voorraadsysteem
Wat je echt nodig hebt is een artikelenlijst, boekingen op het moment dat het gebeurt, een berekend saldo en een bestelgrens. De rest kan later. Waarom afboeken op de werkbon de sleutel is.
Een dashboard maken van gegevens uit verschillende pakketten
Grafieken maken is het makkelijkste deel. Het samenvoegen van gegevens uit systemen die elkaar niet kennen is het echte werk. Waar dat in gaat zitten en hoe vers je cijfers moeten zijn.
Peppol koppelen aan je eigen systeem: hoe het werkt
Je koppelt niet rechtstreeks aan Peppol maar via een toegangspunt. Wat je eigen systeem daarvoor moet kunnen, welke drie routes er zijn en waar het in de praktijk misgaat.
Je softwareleverancier is gestopt: wat nu?
De eerste stap is niet een nieuw pakket zoeken maar je gegevens veiligstellen. Wat je in de eerste week doet, hoe lang je kunt doorwerken, en de drie routes die je daarna hebt.
Maatwerk software vs. standaardpakket
Wanneer kies je maatwerk en wanneer een standaardpakket? De trade-offs op een rij.
Klantportaal laten maken
Wat een klantportaal oplevert en waar je op moet letten bij ontwerp en bouw.
Wat kost maatwerk software?
Prijsindicaties en de factoren die de kosten van maatwerk software bepalen.
Procesoptimalisatie in het MKB: waar begin je?
Een praktische gids voor MKB-bedrijven die processen willen verbeteren met maatwerk software.
Vragen na het lezen?
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen waar de grootste tijdwinst, rust en groeikansen liggen voor je bedrijf.