Gereedschap en materieel niet terug te vinden: zo houd je simpel bij wie wat heeft

Je houdt gereedschap en materieel bij door van elk ding dat ertoe doet één regel te maken met een naam, een plek en een verantwoordelijke, en door elke wissel vast te leggen op het moment dat hij gebeurt. Dat hoeft geen duur systeem te zijn. Een lijst die iedereen kent en een vaste afspraak over meenemen en terugbrengen lost het grootste deel van het zoeken op.

In het kort

• Begin met de dure en gedeelde spullen, niet met elke schroevendraaier.
• Maak één regel per ding met vijf gegevens: wat, nummer, plek of persoon, sinds wanneer en wanneer onderhoud of keuring aan de beurt is.
• Leg de wissel vast op het moment dat hij gebeurt, niet achteraf.
• Voor arbeidsmiddelen die kunnen verslechteren gelden regels over keuring en bewijsstukken, dus maak daar vanaf het begin ruimte voor.

Waarom gereedschap zoekraakt

Het zoeken begint zelden met slordigheid. Het begint met een klus die uitloopt, een collega die de boormachine even meeneemt naar de volgende locatie, en een busje dat die week door iemand anders wordt gereden. Niemand heeft iets fout gedaan, maar op vrijdag weet niemand meer waar het ding staat.

Stel: een installatiebedrijf met twintig man heeft vier ploegen en drie busjes. De steiger staat bij een klus die vorige week klaar was, de kernboor zit in een busje dat in de garage staat en de laser ligt bij een monteur die op vakantie is. De planner belt vier mensen om te achterhalen wat waar is, terwijl de ploeg op de nieuwe locatie staat te wachten. Dit is een voorbeeld, geen echte klant, maar je herkent het misschien.

Het probleem zit meestal op drie plekken:

• Geen eigenaar. Gedeelde spullen horen bij iedereen en dus bij niemand. Als er niemand verantwoordelijk is, is er ook niemand die zoekt.
• Geen vast moment. Het gereedschap gaat mee op het moment dat er haast is, en juist dan schrijft niemand iets op.
• Geen plek om terug te leggen. Wat geen vaste plek heeft, komt overal terecht: in het busje, in de schuur, bij de klant of in een privégarage.

Welke spullen horen op de lijst

Zet er niet alles op. Een lijst met elke schroevendraaier wordt na een week niet meer bijgehouden. Kijk naar wat zoekraken je het meeste kost en neem alleen die spullen mee.

• Duur of moeilijk te vervangen. Een kernboor, een lasapparaat, een laser, een compressor of een hoogwerker. Als het weg is, merk je dat in je planning.
• Gedeeld tussen ploegen. Alles wat niet aan één persoon is toegewezen en toch regelmatig van plek wisselt.
• Verplicht gecontroleerd. Wat gekeurd of onderhouden moet worden, heeft sowieso een registratie nodig. Daar kom ik verderop op terug.
• Gevoelig voor diefstal. Gereedschap dat vaak uit een busje of van een bouwplaats verdwijnt, wil je kunnen aanwijzen met een nummer.

Persoonlijk handgereedschap dat aan één monteur is toegewezen hoeft er meestal niet op. Een korte afspraak met die monteur is genoeg.

De lijst zelf: vijf gegevens per ding

Maak er een gewone lijst van, bijvoorbeeld in Excel, met één regel per ding. Meer dan vijf kolommen wordt het snel te veel om bij te houden.

• Wat en welk nummer. Een korte omschrijving en een eigen nummer, geplakt of gegraveerd op het gereedschap. Een serienummer van de fabrikant helpt bij diefstal, maar je eigen nummer is sneller te lezen.
• Waar of bij wie. Een vaste thuisplek, bijvoorbeeld een vak in het magazijn, of de naam van de monteur of het busje waar het nu is.
• Sinds wanneer. De datum waarop het van plek is gewisseld. Dan zie je meteen wat al weken ergens staat.
• Voor welke klus. Het klusnummer waar het nu voor wordt gebruikt, zodat een planner kan zien wat vrij is.
• Onderhoud of keuring. De datum waarop het volgende onderhoud of de volgende keuring is gepland, voor de spullen waarvoor dat geldt.

Je kunt dit morgen zelf beginnen. Loop vandaag het magazijn en de busjes door en schrijf de twintig tot dertig spullen op die het meeste zoekwerk veroorzaken. Meer is voor de eerste week niet nodig.

Eén vaste wissel: meenemen en terugbrengen

Een lijst is alleen zo goed als het moment waarop je hem bijwerkt. Kies daarom één wisselmoment en maak het zo klein mogelijk.

Een werkwijze die in veel bedrijven werkt: wie iets meeneemt, zet het op het bord of in de lijst voordat hij het magazijn verlaat. Wie het terugbrengt, haalt zijn naam weg en zet het terug op de thuisplek. Dat kost per keer een halve minuut. Het scheelt een telefoontje van een kwartier.

Als het in de praktijk niet lukt, kijk dan niet naar de monteur maar naar het proces. Staat het bord op een plek waar niemand langskomt? Moet je de lijst eerst openen op een computer terwijl de ploeg al staat te wachten? Maak het dan eenvoudiger: een whiteboard bij de deur, of een foto van de lijst in de groepsapp van de ploeg.

Spreek ook één verantwoordelijke af die elke vrijdag vijf minuten de lijst naloopt. Alleen kijken wat er al een week niet is veranderd, levert vaak meteen op wat zoek is.

Het busje en de bouwplaats als plek

Veel gereedschap leeft niet in een magazijn maar in een busje of op een locatie. Maak daarom van het busje zelf ook een regel op de lijst, met een vaste inhoudslijst. Zo weet je wat er in hoort te zitten en zie je bij een controle meteen wat mist.

Op een bouwplaats werkt het goed om bij de start een korte lijst mee te nemen van wat er heen gaat en bij de oplevering te controleren of alles weer terug is. Dat sluit aan bij de dagafsluiting die veel ploegen al hebben. Een kwartier voor de laatste klus is vaak genoeg om te zien wat er blijft liggen.

Voor bedrijven met een planning waarin ook materieel een plek heeft, is het slim om het gereedschap als aparte regel op diezelfde planning te zetten. Dan zie je in één blik dat de steiger bij twee klussen tegelijk is ingepland.

Keuring en onderhoud niet vergeten

Voor een deel van je gereedschap is bijhouden meer dan een gemak. Het Arbeidsomstandighedenbesluit (artikel 7.4a) bepaalt dat arbeidsmiddelen die kunnen verslechteren en daardoor gevaar kunnen opleveren, zo vaak gekeurd worden als nodig is om ze in goede staat te houden. Schriftelijke bewijzen van keuringen moeten op de arbeidsplaats aanwezig zijn en je moet ze op verzoek aan de toezichthouder kunnen laten zien.

Dat betekent niet dat alles gekeurd hoeft te worden, en het hangt af van het soort middel. Voor elektrisch gereedschap laten veel bedrijven periodiek keuren volgens NEN 3140. De keurder plakt dan een sticker met barcode op het gereedschap waarop staat wanneer de volgende keuring nodig is. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies; vraag bij twijfel je keurder of brancheorganisatie wat voor jouw spullen geldt.

Praktisch betekent het: neem de keuringsdatum op in je lijst en leg de bewijsstukken op een vaste plek. Dan hoef je bij een controle niet te zoeken, en weet je vooraf wat binnenkort verloopt.

Een week lang turven wat het kost

Niet zeker of dit de moeite waard is? Houd een week lang bij hoe vaak iemand iets zoekt of voor niets rijdt voor een ding dat ergens anders blijkt te liggen. Schrijf op wat het was, hoe lang het duurde en wie erbij betrokken was. Na een week heb je een beeld van de top vijf spullen die het vaakst zoekraken, en dat is meteen je eerste lijst.

Wanneer Excel gaat knellen

Voor de meeste bedrijven met vijf tot zestig man is een eenvoudige lijst genoeg. Je merkt dat het gaat knellen aan een paar signalen:

• Meerdere versies. Er zijn twee lijsten in omloop en niemand weet welke klopt.
• Niemand zet het erin. De lijst wordt op kantoor bijgehouden, terwijl het gereedschap buiten wisselt. Het is altijd een dag achter.
• Planning en gereedschap staan los. De planner ziet niet dat de steiger al bij een andere klus staat.
• Onderhoud en keuring lopen mis. Datums worden pas gezien als het te laat is.

Dan kan het zinvol zijn om de lijst te koppelen aan je planning en werkbonnen, zodat het wisselen van plek een onderdeel wordt van het werk zelf in plaats van een extra klus. Daar kijk je pas naar als de eenvoudige aanpak echt tekortschiet.

Herken je dit bij jullie: spullen die zoek zijn, ploegen die moeten wachten en een planner die rondbelt? Ik kijk graag vrijblijvend met je mee hoe het nu loopt en waar de eerste winst zit, ook als dat betekent dat een eenvoudige lijst genoeg is.