Hoe vang je seizoensdrukte op in je planning en personeel?

Seizoensdrukte vang je op door ruim voor het seizoen vast te leggen hoeveel werk er komt, hoeveel mensen je daarvoor nodig hebt en wie wat doet in de eerste week. Wie dat pas regelt als de eerste klanten bellen, loopt de hele drukke periode achter zijn eigen planning aan. Een goede voorbereiding kost je een paar uur in de maand voor het seizoen begint en scheelt weken gedoe erna.

In het kort

• Begin ruim voor het seizoen met een eenvoudige schatting van het werk dat je verwacht en de mensen die je daarvoor nodig hebt.
• Regel tijdelijke krachten vooraf: wie, vanaf wanneer, voor welk werk en met welk contract.
• Zorg dat een nieuwe collega in de eerste dagen weet waar hij moet zijn, wat hij moet doen en wie hij kan bellen.
• Houd tijdens de piek één overzicht bij, zodat je ziet wat er achterblijft voordat een klant het merkt.

Herken je dit in de drukke maanden

Het begint vaak rustig. In het voorjaar bellen de eerste klanten, in de zomer wordt het drukker, en ergens in een week die je zelf niet had zien aankomen loopt alles tegelijk vast. De tuinen moeten aangelegd, de terrassen en bungalows moeten klaar, de gevels moeten geschilderd voor de herfst. De signalen zijn bij de meeste bedrijven hetzelfde:

• De planning wordt een lijstje op de achterkant van een envelop. Niemand weet nog zeker welke klus al is toegezegd en welke nog moet worden bevestigd.
• Tijdelijke krachten staan er pas op de dag zelf. Ze weten niet waar ze heen moeten, wie hun aanspreekpunt is en welk gereedschap ze mee moeten nemen.
• Je beste mensen worden de brandweer. Zij vangen alles op wat er misgaat en komen niet meer toe aan hun eigen werk.
• Klanten horen niets meer. Niet omdat je ze vergeet, maar omdat er niemand tijd heeft om te bellen.
• Na het seizoen weet je niet wat er verdiend is. Uren, materiaal en meerwerk zijn in de drukte niet bijgehouden.

Het goede nieuws: bijna niets van dit alles komt door het seizoen zelf. Het komt doordat een planning die in een rustige maand nog net werkt, in een drukke maand geen ruimte meer heeft. Daar kun je vooraf iets aan doen.

Waarom het elk jaar opnieuw misgaat

Een seizoen komt elk jaar terug, maar de lessen van vorig jaar zitten meestal alleen in de hoofden van een paar mensen. Er is geen overzicht van wat er vorig jaar in welke week werd gevraagd, wie welk werk deed en waar het knelde. Elk voorjaar begint je dus bijna opnieuw.

Daar komt bij dat de drukte ongelijk verdeeld is. Eén week is er te veel werk, de week erna een gat omdat het weer tegenzit of een klant uitstelt. Zonder zicht op wat er aankomt neem je ofwel te weinig mensen aan en loop je klussen mis, ofwel te veel en betaal je mensen die op de stoep staan te wachten.

Tot slot is tijdelijk personeel vaak niet goed voorbereid, omdat er in de drukte geen tijd is om iemand in te werken. Dat kost de rest van het team juist tijd, want zij moeten het alsnog uitleggen, steeds opnieuw.

Stap 1: kijk terug naar vorig seizoen

Dit kun je morgen al doen en het kost een uurtje. Pak de agenda, de werkbonnen of de facturen van vorig jaar en zet per week of per maand op een rij hoeveel klussen er waren. Je hoeft geen exacte cijfers: een grove schatting is genoeg om te zien waar de pieken zaten.

Schrijf er drie dingen bij:

• Wanneer het vol zat. Welke weken waren echt krap, welke gingen goed.
• Waar het misging. Een klus die bleef liggen, een klant die ontevreden was, een week waarin iedereen overwerkte.
• Wat je anders zou doen. Eén of twee punten per probleem, in gewone zinnen.

Dat is je eerste seizoensoverzicht. Het is niet mooi, maar je hebt voor het eerst iets op papier waar je mee verder kunt.

Stap 2: bepaal hoeveel mensen je nodig hebt

Met dat overzicht kun je een schatting maken voor dit seizoen. Stel: een hovenier heeft in de drie drukste maanden twee keer zoveel aanvragen als in de rest van het jaar. Dan is de vraag niet "hoeveel mensen hebben we nodig", maar "in welke weken, voor welk werk, en wat kan een nieuwe collega zelfstandig".

Het helpt om onderscheid te maken tussen werk dat iedereen kan doen na een korte uitleg en werk waarvoor ervaring nodig is. Zet daarvoor een eenvoudige tabel op, bijvoorbeeld in Excel, met drie kolommen: de week, het werk dat je verwacht en het aantal mensen dat je daarvoor inplant. Zo zie je meteen in welke weken je te weinig hebt.

Stap 3: regel tijdelijke krachten vooraf

Hoe eerder je weet wie er komt, hoe beter de eerste weken verlopen. Denk aan de volgende punten:

• Wie en vanaf wanneer. Leg een lijst aan met namen, startdatum en wie hen op de eerste dag opvangt. Ook als het er nog maar twee zijn.
• Welk contract. Seizoenswerk gebeurt meestal met een contract voor bepaalde tijd. Het einde moet in het contract staan, bijvoorbeeld een vaste datum of het afronden van het seizoen.
• Welk werk. Beschrijf per persoon wat hij wel en niet doet, zodat hij niet op een dag zomaar een klus krijgt waarvoor hij niet is ingewerkt.
• Welke regels gelden. Het minimumloon geldt ook voor seizoenskrachten, en de Arbeidstijdenwet is van toepassing op werknemers vanaf 18 jaar. Voor jongere medewerkers gelden strengere regels voor werktijden en werkzaamheden.

Let ook op de ketenregeling. Bij tijdelijke contracten kan een medewerker die meerdere jaren achter elkaar komt recht krijgen op een vast contract. Een cao kan voor seizoenswerk afwijkende afspraken bevatten, bijvoorbeeld een kortere onderbreking tussen contracten, maar dat hangt af van je eigen cao. Check dat dus voordat je dezelfde mensen volgend jaar opnieuw vraagt, en bij twijfel vraag je een juridisch adviseur of je brancheorganisatie. Ik ben zelf geen jurist, dus dit is algemene informatie en geen advies.

Stap 4: zorg dat de eerste dag niet in chaos begint

Een nieuwe collega die de eerste dag in het busje zit zonder te weten waar hij heen gaat, kost je een dag. Een eenvoudige startkaart lost dat grotendeels op. Eén A4 per nieuwe medewerker met:

• het adres en de tijd van de eerste klus en wie daar op hem wacht;
• de namen en telefoonnummers van de drie mensen die hij mag bellen;
• wat hij mee moet nemen en wat het bedrijf regelt;
• de drie belangrijkste afspraken over veiligheid en klantcontact.

Laat de ervaren collega vooraf in vijf minuten vertellen wat de nieuwe krachten de eerste week gaan doen. Dat is minder werk dan het lijkt, want je schrijft de kaart één keer en past hem daarna elk jaar aan.

Stap 5: houd tijdens de piek één overzicht bij

Als het eenmaal druk is, redt je het niet met losse berichten en geheugen. Spreek met jezelf en je planner af dat er elke dag, bijvoorbeeld aan het einde van de middag, vijf minuten gaat naar één overzicht. Wat is vandaag af, wat is niet gelukt, wat moet morgen vóór alles?

Houd dat overzicht zo simpel mogelijk, bijvoorbeeld in één Excel-bestand dat iedereen kan openen. Laat ruimte voor spoed en weersuitval. Een planning waarin elke dag volledig is volgeboekt, is in de piek geen planning meer maar een wensenlijst.

Praat ook vaste klanten bij. Eén kort bericht per week met wat er die week gebeurt, voorkomt een stroom telefoontjes die jullie nu net niet kunnen gebruiken.

Na het seizoen: dit moet je vastleggen

Het seizoen is voorbij en iedereen is moe. Toch is dit het moment waarop je de meeste winst pakt voor volgend jaar. Neem een middag en schrijf op:

• Welke weken het krapst waren. En of dat klopte met je schatting van vorig voorjaar.
• Welke klussen meer tijd kostten dan gedacht. Daar zit je volgende offerte of planning.
• Wie goed werkte en wie je volgend jaar graag terugziet. Vraag het hen op tijd, voordat ze elders aan de slag gaan.
• Wat de startkaart miste. Pas hem meteen aan.

Zet dit in dezelfde map als je planning, zodat je er volgend jaar niet naar hoeft te zoeken.

Wanneer wordt Excel te klein

Dit hele verhaal kun je met Excel en een paar goede afspraken aan. Maar er komt een punt waarop dat knelt. Je ziet het aan de volgende signalen: er bestaan meerdere versies van de planning, je typt dezelfde klusgegevens over in de offerte, de werkbon en de factuur, en niemand kan snel zien hoeveel mensen er volgende week vrij zijn. Dan loont het om te kijken of een eenvoudig eigen systeem de planning, de tijdelijke krachten en de uren op één plek kan samenbrengen. Pas dan, en pas nadat het proces zelf op orde is.

Herken je dit uit je eigen bedrijf? Dan kijk ik graag vrijblijvend met je mee hoe je seizoensdrukte nu aanpakt en waar de winst zit. Een kort gesprek is genoeg om te zien wat je morgen zelf kunt veranderen.