Nacalculatie, hoe pak je dat aan?

Nacalculatie pak je aan door voor het project te beginnen al vast te leggen wat je begroot hebt, tijdens het werk de echte uren en het echte materiaal bij te houden, en die twee na afloop naast elkaar te zetten. Het gaat niet om een som die je op de valreep maakt, maar om het vergelijken van wat je dacht dat een klus zou kosten met wat hij echt heeft gekost. Zonder die vergelijking weet je niet of je aan een project verdiend hebt, en nog belangrijker: je weet niet waar het is weggelekt. In dit artikel lees je wat je minimaal moet vastleggen, waarom nacalculatie bij zoveel bedrijven strandt, en hoe je er iets aan overhoudt voor de volgende offerte.

In het kort

• Nacalculatie is het vergelijken van je voorcalculatie met de werkelijke uren, materialen en inhuur.
• Het strandt meestal niet op de rekensom maar op wat je onderweg wel of niet hebt vastgelegd.
• Je hebt een begroting vooraf nodig, anders heb je niets om de werkelijkheid tegen af te zetten.
• De winst zit in patronen over meerdere projecten, niet in het napluizen van een enkele klus.

Wat nacalculatie eigenlijk is

Nacalculatie is het analyseren van de werkelijke kosten van een project nadat het klaar is, of terwijl het loopt. Je pakt je oorspronkelijke begroting erbij, de voorcalculatie, en zet daar de echte cijfers naast: hoeveel uur is er echt op gegaan, hoeveel materiaal is er verbruikt, wat kostte de inhuur. Het verschil tussen die twee is je afwijking, en dat verschil vertelt je waar je te scherp of te ruim hebt begroot.

Belangrijk is het onderscheid met de gewone eindafrekening naar je klant. Die eindafrekening gaat over wat je mag factureren. Nacalculatie gaat over wat het je zelf heeft gekost. Een project kan keurig binnen de afgesproken prijs blijven en toch verlies opleveren, simpelweg omdat de uren tegenvielen. Dat zie je alleen als je zelf bijhoudt wat erin ging, los van wat eruit kwam.

Waarom het bij de meeste bedrijven strandt

Bijna niemand loopt vast op de rekensom zelf. Het misgaat eerder bij het vastleggen en bij het opvolgen. Dit zijn de plekken waar het in de praktijk stukloopt:

• Er is geen begroting om tegen af te zetten. Wie een offerte op gevoel maakt zonder de uren en posten uit te splitsen, kan achteraf nergens tegen vergelijken. De afwijking is dan onmeetbaar geworden.
• De uren worden niet consequent geboekt. Als je monteurs hun tijd pas op vrijdag uit het hoofd invullen, klopt de verdeling over projecten niet en is de nacalculatie meteen onbetrouwbaar.
• Afwijkingen worden wel gezien maar niet uitgezocht. Veel bedrijven stellen vast dat een project tegenviel en laten het daarbij. De vraag waaróm het tegenviel blijft liggen, en daarmee ook de les.
• Het blijft bij dat ene project. Nacalculatie wordt als een afsluiting behandeld in plaats van als vertrekpunt voor de volgende offerte, dus dezelfde fout komt terug.

Zolang een van deze punten niet op orde is, levert nacalculatie je vooral een naar gevoel op en geen bruikbaar inzicht. De goede kant: het zijn stuk voor stuk dingen die je aan je proces kunt oplossen, niet aan je vakmanschap.

Wat je minimaal moet vastleggen

Je hebt geen dik systeem nodig om te beginnen, maar je hebt wel per project een paar gegevens nodig die je consequent bijhoudt. Zonder deze onderdelen valt er niets te vergelijken:

• Uren per project en liefst per activiteit. Niet alleen dat er acht uur is gewerkt, maar waaraan. Voorbereiding, uitvoering en herstelwerk lopen anders dan begroot, en dat zie je alleen als je ze apart boekt.
• Werkelijk materiaalverbruik. Wat is er echt de klus in gegaan, inclusief de rollen kabel en het kleinmateriaal dat normaal onder de radar blijft. Juist daar lekt marge weg.
• Inhuur en onderaanneming. De facturen van derden horen bij het project waar ze voor gemaakt zijn, anders lijkt een klus goedkoper dan hij was.
• Meerwerk apart genoteerd. Extra werk dat je onderweg doet moet je los kunnen zien van het aangenomen werk, zowel om te factureren als om je nacalculatie zuiver te houden.

Dat laatste punt verdient nog aandacht, want daar gaat in de installatiebranche veel mis. Zodra je bij een aangenomen klus extra werk doet, stem dat vooraf af met de opdrachtgever en leg het meteen vast. Meerwerk dat je pas achteraf probeert te verrekenen zonder dat het ergens staat, levert bijna altijd discussie op. En meerwerk dat je helemaal niet noteert, betaal je uiteindelijk zelf.

Begin bij de voorcalculatie

Nacalculatie begint eerder dan de naam doet vermoeden, namelijk bij de offerte. Als je in je calculatie de posten netjes uitsplitst en er codes of categorieën aan hangt, kun je de werkelijke cijfers er later precies naast leggen. Maak je de begroting als een enkel bedrag zonder onderverdeling, dan kun je achteraf hooguit constateren dat het meer of minder werd, maar niet waar dat aan lag.

Die uitsplitsing hoeft niet ingewikkeld. Een handvol posten voor arbeid, materiaal en inhuur is al genoeg om richting te geven. Waar het om gaat is dat je voor- en nacalculatie dezelfde indeling gebruiken, zodat het vergelijken geen puzzel wordt maar een kwestie van twee kolommen naast elkaar.

Leg vast tijdens het werk, niet achteraf

De betrouwbaarheid van je nacalculatie wordt bepaald op de werkvloer, niet achter het bureau. Als de uren en het materiaal onderweg worden geboekt, klopt het beeld. Wordt alles achteraf uit het geheugen gereconstrueerd, dan reken je met aannames en verlies je precies het inzicht waar het je om te doen was.

Maak het je mensen daarom zo makkelijk mogelijk. Een digitale werkbon waarop een monteur ter plekke de uren, het materiaal en eventueel meerwerk aantikt, werkt beter dan een papiertje dat later ergens moet worden overgetypt. Hoe kleiner de drempel om iets te noteren, hoe vollediger je gegevens, en daar staat of valt je nacalculatie mee. Een foto bij de werkbon scheelt bovendien veel navraag achteraf.

Van losse projecten naar patronen

De echte waarde van nacalculatie zit niet in het ontleden van een enkel project, maar in het herkennen van wat steeds terugkomt. Eén klus die tegenvalt kan pech zijn. Dezelfde soort klus die drie keer op rij tegenvalt, is een signaal dat je begroting op dat punt niet klopt.

Ga daarom op zoek naar het patroon achter de cijfers:

• Structureel te weinig uren begroot. Als een bepaald type werk telkens meer tijd kost dan geraamd, ligt de oplossing in je voorcalculatie, niet in harder werken.
• Materiaal dat steeds ontglipt. Kleinmateriaal en restverbruik dat je nergens meerekent, tikt over veel projecten flink aan.
• Een uurtarief dat de echte kostprijs niet dekt. Reken je met een tarief dat verlet, reistijd en indirecte kosten niet meeneemt, dan lever je bij elke klus iets in zonder het te merken.

Als je die patronen eenmaal ziet, verschuift nacalculatie van een terugblik naar een stuurmiddel. Je volgende offerte wordt scherper omdat hij op je eigen historie is gebaseerd in plaats van op een inschatting. Zo betaalt het bijhouden zichzelf terug: niet in het project dat net klaar is, maar in alle projecten die nog komen.

Waar ik bij kan helpen

In de praktijk strandt nacalculatie zelden op onwil en bijna altijd op gedoe. De uren staan in het ene systeem, de materialen in het andere, en het naast elkaar leggen kost zoveel handwerk dat het erbij inschiet. Daar valt met een beetje automatisering veel te winnen: uren en materiaal die op één plek binnenkomen, een werkbon die de monteur echt invult omdat hij simpel is, en een overzicht dat voor- en nacalculatie vanzelf naast elkaar zet.

Ik bouw dat soort maatwerk voor bedrijven in het mkb, aangesloten op de manier waarop jij nu al werkt in plaats van een nieuw pakket waar iedereen zich naar moet voegen. Wil je eens sparren over hoe je je nacalculatie betrouwbaar krijgt zonder je administratie te verdubbelen?

Denk je hierover na voor je eigen bedrijf? Plan gerust een vrijblijvend gesprek. Dan kijk ik met je mee naar waar bij jou de marge weglekt en wat een eerste stap zou kunnen zijn.