Voorraad bijhouden zonder duur voorraadsysteem

Voorraad bijhouden hoeft geen voorraadpakket te betekenen. Wat je in de meeste gevallen echt nodig hebt is een lijst met artikelen, een manier om er iets af en bij te boeken op het moment dat het gebeurt, en een signaal wanneer je moet bestellen. Dat is klein te bouwen en het lost negentig procent van het probleem op.

In het kort

• Je hebt zelden een voorraadpakket nodig. Een artikelenlijst, boekingen, een berekend saldo en een bestelgrens dekken het grootste deel.
• Het probleem is niet discipline maar het moment van afboeken. Laat dat meeliften op de werkbon.
• Laat locaties, batches, automatisch bestellen en doorlopende waardering bewust weg bij een eerste versie.
• Eén keer echt tellen kun je niet overslaan. Begin bij de artikelen die je het vaakst gebruikt.

De reden dat voorraadbeheer bij kleinere bedrijven zo vaak blijft liggen, is dat de bestaande pakketten meteen het hele verhaal willen: locaties, batches, seriematige registratie, meerdere magazijnen. Dat is voor een handelsbedrijf met een loods en drie bussen ver over de top.

Het echte probleem

Vraag mensen wat er misgaat met hun voorraad en je krijgt zelden het antwoord dat ze niet weten hoeveel er ligt. Je krijgt dit.

De monteur staat bij de klant en het onderdeel is er niet, terwijl het systeem zegt van wel. Iemand heeft de laatste meegenomen zonder het te melden.

Er wordt te laat besteld, waardoor er een spoedorder nodig is met bijbehorende kosten en gedoe.

Er ligt te veel van iets wat niemand meer gebruikt, omdat er ooit een grote partij is ingekocht en niemand het opmerkt.

En bij het factureren blijkt niet meer te achterhalen welk materiaal bij welke klus is gebruikt, dus wordt er geschat.

Alle vier hebben dezelfde oorzaak: er wordt niet afgeboekt op het moment dat het materiaal wordt gebruikt.

Waar het aan ligt, en niet aan discipline

De reflex is dat mensen het moeten leren melden. Dat werkt niet, en het is ook geen redelijke eis. Iemand die op een dak staat gaat geen formulier invullen.

Wat wel werkt is afboeken laten meeliften op iets wat toch al gebeurt. En dat is bijna altijd de werkbon.

Als een monteur aan het eind van een klus toch al vastlegt wat hij heeft gedaan, dan is het materiaal daar onderdeel van. Twee tikken: welk artikel, welk aantal. Dat is geen extra handeling, dat is een bestaande handeling die iets completer wordt.

Vanaf dat moment klopt je voorraad, weet je wat er bij welke klus is verbruikt, en kun je factureren zonder te schatten. Drie problemen opgelost met één invoerveld op de goede plek.

Wat je minimaal nodig hebt

• Een artikelenlijst. Met een omschrijving, een eenheid, een inkoopprijs en een verkoopprijs of opslag. Niet je hele assortiment, maar de artikelen die je op voorraad houdt.

• Boekingen. Bij: een levering van de leverancier. Af: verbruik op een klus, of een correctie na een telling. Elke boeking met een datum, een aantal en een reden.

• Een saldo per artikel. Dat is de optelsom van de boekingen, niet een getal dat iemand bijhoudt. Dat verschil is belangrijk: een saldo dat je berekent is te controleren, een saldo dat je typt niet.

• Een bestelgrens. Per artikel een minimum. Kom je eronder, dan krijg je een signaal. Dat is de eenvoudigste vorm van voorraadbeheer die er is en hij haalt het grootste deel van de spoedorders eruit.

Dat is het. Geen locatiebeheer, geen inkooporders met goedkeuringsstappen, geen waarderingsmethoden.

Wat je bewust weglaat

Het is verleidelijk om meer te willen. Een paar dingen die ik bij een eerste versie standaard weglaat, en waarom.

• Locaties in het magazijn. Zinvol vanaf een paar honderd artikelen en meerdere schappen. Daaronder weten mensen gewoon waar het ligt en kost het registreren meer dan het oplevert.

• Serienummers en batches. Alleen doen als je het echt nodig hebt voor garantie of traceerbaarheid. Het maakt elke boeking zwaarder.

• Automatisch bestellen. Klinkt goed, maar bestellen is een beslissing waar prijs, levertijd en relatie in meespelen. Een signaal is beter dan een automatische order.

• Waardering van de voorraad. Als je accountant erom vraagt is een telling aan het eind van het jaar meestal genoeg. Doorlopende waardering is een boekhoudkundig vraagstuk, geen operationeel.

Je kunt dit allemaal later toevoegen. Wat je niet later kunt toevoegen is de gewoonte om af te boeken, dus daar begin je.

De eerste telling

Er is één stap die je niet kunt overslaan: een keer echt tellen. Elk voorraadsysteem begint met een nulmeting, en die moet handmatig.

Doe dat niet op je hele assortiment tegelijk. Begin met de vijftig artikelen die je het vaakst gebruikt. Die dekken bij de meeste bedrijven het grootste deel van de bewegingen. De rest voeg je toe als je hem tegenkomt.

Plan daarna een periodieke controletelling in, bijvoorbeeld elk kwartaal een deel van het assortiment. Dat is minder werk dan één keer per jaar alles tellen, en het houdt de cijfers betrouwbaar.

Wat het je oplevert

De meest concrete winst is dat er minder spoedorders zijn en minder ritten naar de groothandel omdat iets op is. Dat is bij veel bedrijven een groter bedrag dan de voorraad zelf.

Daarnaast wordt je nacalculatie compleet. Materiaal is bij veel klussen een fors deel van de kosten, en als dat wordt geschat weet je nooit precies welke klussen renderen.

En je kunt eindelijk zien wat er stilligt. Artikelen zonder beweging in twaalf maanden zijn geld dat in het schap staat.

Wil je weten hoe klein dit in jouw geval kan blijven? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan lopen we samen door wat je nu bijhoudt en waar het misgaat.