Wanneer moet je stoppen met Excel voor je planning?

Excel houdt op te werken als planning zodra meer dan één persoon hem tegelijk moet kunnen wijzigen, of zodra de planning ergens anders naartoe moet dan naar een scherm. In de praktijk zie ik dat omslagpunt liggen rond de tien tot vijftien medewerkers die ingepland worden, of eerder als er mensen buiten werken die de planning op hun telefoon moeten zien.

In het kort

• Excel is voor kleine bedrijven vaak een prima planbord, en veel vervangingsprojecten beginnen te vroeg.
• Het omslagpunt ligt meestal rond tien tot vijftien in te plannen medewerkers, of eerder als er mensen buiten werken.
• Zes signalen wijzen erop dat je eroverheen bent, van versienummers in de bestandsnaam tot één persoon die het overzicht heeft.
• Vervang niet in één keer, maar begin bij het scherm dat de mensen buiten in hun hand hebben.

Er zijn honderden artikelen die zeggen dat je moet stoppen met Excel. Bijna geen enkele zegt wanneer. Dat is jammer, want Excel is voor kleine bedrijven een uitstekend planbord en de meeste vervangingsprojecten zijn te vroeg begonnen. Hieronder de signalen die er wel toe doen.

Waarom Excel het zo lang volhoudt

Onderschat niet wat je hebt. Iedereen kan ermee overweg, je kunt elke kolom toevoegen die je wilt, en je kunt in tien minuten iets bouwen waar een softwareleverancier een offerte voor maakt. Voor een bedrijf met vijf man en een vaste klantenkring is dat vaak gewoon de beste oplossing.

De reden dat het uiteindelijk stukloopt is niet dat Excel slecht is, maar dat een planning drie dingen tegelijk moet doen die een bestand niet goed kan combineren: hij moet door meerdere mensen tegelijk te wijzigen zijn, hij moet op meerdere plekken tegelijk actueel zijn, en hij moet gegevens delen met andere processen.

De zes signalen dat je eroverheen bent

• Er staat een versienummer in de bestandsnaam. Planning_definitief_v3_JW.xlsx is geen grap, dat is een symptoom. Zodra mensen kopieën maken om te voorkomen dat ze elkaar overschrijven, heb je geen gedeelde planning meer maar meerdere waarheden.

• Iemand moet de planning overtypen naar iets anders. Naar een appgroep, naar een mailtje, naar een whiteboard, naar de urenregistratie. Elke keer dat een mens dezelfde informatie een tweede keer invoert, betaal je daarvoor in tijd en in fouten.

• De mensen die het werk doen zien de planning niet. Ze bellen om te vragen waar ze morgen heen moeten. Dat is het duidelijkste signaal, want het betekent dat de planning bestaat op kantoor maar niet in het veld.

• Een wijziging kost meer dan een minuut. Een klant belt af, en het verzetten van die klus betekent drie cellen aanpassen, twee mensen bellen en een appje sturen. Bij twee wijzigingen per week is dat niets. Bij tien per dag ben je de halve dag aan het herplannen.

• Je kunt niet terugkijken. Wie stond er vorige maand op dat project, en hoeveel dagen zijn er uiteindelijk aan besteed. In een bestand dat steeds wordt overschreven is dat niet te achterhalen. Daarmee verlies je de basis voor je nacalculatie en voor je volgende offerte.

• Er is één persoon die het snapt. De planning zit in het hoofd van degene die hem beheert, met het bestand als geheugensteun. Zodra die persoon een week weg is, staat het bedrijf stil. Dat is geen softwareprobleem maar het wordt er wel door veroorzaakt.

Als je er twee herkent, is het tijd om na te denken. Bij vier of meer kost het je nu al geld.

Wat je krijgt in plaats daarvan, en wat het niet oplost

Wat een echte planningsoplossing toevoegt, is niet mooier zijn. Het is dit.

Meerdere mensen kunnen tegelijk wijzigen zonder elkaar te overschrijven. De planner ziet de wijziging van de werkvoorbereider meteen.

Iedereen ziet dezelfde planning, ook op een telefoon in de bus. Een verzette afspraak is meteen zichtbaar bij degene die erheen moet.

De planning weet wie waar is, dus urenregistratie, werkbonnen en facturatie kunnen daarop meeliften in plaats van dat het opnieuw wordt ingevoerd.

Er blijft historie staan, dus je kunt nacalculeren en je volgende inschatting op cijfers baseren.

Wat het niet oplost: een planning die inhoudelijk niet klopt. Als de capaciteit structureel te krap is of als afspraken met klanten te optimistisch zijn, wordt dat met software alleen zichtbaarder, niet beter. Dat is trouwens al winst, maar verwacht geen wonder.

Standaardpakket of maatwerk

De eerste vraag is niet of je iets moet bouwen, maar of er iets bestaat dat past. Voor veel branches is dat zo, en dan is kopen sneller en goedkoper.

Het punt waarop een standaardpakket gaat wringen is meestal niet de planning zelf maar wat eromheen hangt. Plan je op mensen of op machines, of op allebei tegelijk. Zijn er certificaten of bevoegdheden die bepalen wie welk werk mag doen. Werk je met ploegen die je als geheel verplaatst. Reken je af per uur, per stuk, per hectare of per rit, door elkaar heen.

Hoe meer van die dingen meespelen, hoe groter de kans dat je in een pakket gaat improviseren met vrije velden en notities. Dan heb je de nadelen van een pakket zonder de voordelen.

Hoe ik zo'n overstap aanpak

Niet in één keer. Wat bijna altijd werkt is beginnen bij het scherm dat de mensen buiten zien. Dat is het kleinste stuk, het levert meteen resultaat op, en het dwingt je om de planning te structureren zonder dat je alles hoeft te vervangen.

Daarna komt de planner zelf aan de beurt, en pas daarna de koppelingen naar uren en facturatie. Bij elke stap draait het oude gewoon door tot het nieuwe bewezen heeft dat het werkt.

Dat is ook meteen mijn belangrijkste advies als je met iemand anders in zee gaat: laat je niet in één keer overzetten. Een planning is de zenuw van je bedrijf en die zet je niet stil voor een implementatie.

Twijfel je of jij eroverheen bent? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan lopen we samen door hoe jouw planning nu loopt en of vervangen op dit moment iets oplevert.