Waarom gaan facturen te laat de deur uit, en hoe los je dat op?

Facturen gaan te laat de deur uit omdat factureren bij de meeste bedrijven een los klusje is dat aan het eind van de maand gebeurt, in plaats van een vaste stap die direct volgt op werk dat af is. De oplossing zit dus niet in harder werken op kantoor, maar in het koppelen van de factuur aan het moment waarop een klus klaar is: zodra iets af is, ligt de factuur klaar om te controleren en te versturen.

In het kort

• Factureren loopt achter omdat het niet vastzit aan het afronden van een klus, maar aan een moment waarop iemand er tijd voor heeft.
• Elke dag dat een factuur later de deur uit gaat, schuift het moment dat je je geld ziet net zo hard mee op.
• Met een duidelijke definitie van "klaar", een vaste dag en een korte lijst met openstaande klussen kom je al een heel eind.
• Pas als die basis staat, heeft het zin om de stap van afgerond werk naar factuur te automatiseren.

Herken je dit?

Het is de laatste week van de maand. Iemand op kantoor zet een middag apart om "even alles te factureren". Dan blijkt dat van drie klussen de werkbon nog niet terug is, dat bij een vierde niet duidelijk is of het meerwerk al met de klant is besproken, en dat een vijfde klus eigenlijk al halverwege de maand klaar was maar nergens als afgerond staat. De facturen die wel lukken, gaan de deur uit. De rest schuift door naar volgende maand.

Stel: een installatiebedrijf met vijftien man doet elke week tientallen kleine klussen en een paar grotere projecten. Niemand doet iets fout. De monteurs weten precies wat er af is, de planner weet ongeveer wat er af is, en de persoon die factureert weet het pas als iemand het vertelt. De informatie komt op het verkeerde moment op de verkeerde plek aan.

Waarom factureren altijd achterloopt

Het probleem groeit meestal ongemerkt. In de beginjaren factureert de eigenaar zelf, vaak 's avonds, en weet hij uit zijn hoofd welke klussen af zijn. Als het bedrijf groeit, gaat factureren naar kantoor, maar de kennis over wat er af is blijft bij de mensen buiten. Daar ontstaat het gat.

De oorzaken die ik het vaakst zie:

• Er is geen moment waarop een klus officieel "klaar" is. Een klus is af als de monteur weg is, of als de klant tekent, of als het restpunt is opgelost. Zolang dat niet vastligt, durft niemand de factuur te maken.
• Factureren is een maandklus. Wie één keer per maand factureert, laat een klus die op de tweede is afgerond bijna een maand liggen. Dat is geen luiheid, het is een gewoonte die ooit handig was.
• De gegevens staan op drie plekken. Uren op een briefje, materiaal op de werkbon, afspraken over meerwerk in een appje. Wie factureert moet eerst gaan verzamelen, en verzamelen kost tijd.
• Er is geen overzicht van wat nog gefactureerd moet worden. Je ziet wel welke facturen open staan bij klanten, maar niet welke klussen af zijn en nog geen factuur hebben. Juist die lijst is de belangrijkste.
• Twijfel houdt alles tegen. Als één regel op een factuur onduidelijk is, blijft vaak de hele factuur liggen, in plaats van dat alleen die ene vraag wordt uitgezocht.

Wat het je kost als facturen blijven liggen

Het eerste gevolg is simpel: je geld komt later binnen. Zolang je klant geen factuur heeft, kan hij ook niet betalen. Hebben jij en je klant niets afgesproken, dan is de wettelijke betalingstermijn tussen bedrijven 30 dagen, en grote bedrijven moeten het mkb binnen 30 dagen betalen. Maar elke week dat jouw factuur later verstuurd wordt, komt daar gewoon bij. Je klant betaalt misschien netjes op tijd, terwijl jij toch weken langer op je geld wacht dan nodig is.

Daarnaast zijn er minder zichtbare gevolgen:

• Klanten reageren slechter op oude facturen. Een factuur die twee dagen na de klus komt, sluit aan bij wat de klant nog weet. Een factuur van zes weken later roept vragen op, en vragen betekenen vertraging.
• Je nacalculatie loopt achter. Zolang een klus niet gefactureerd is, weet je niet of hij geld heeft opgeleverd. Je stuurt dan op cijfers van een maand geleden.
• Er glippen dingen tussendoor. Hoe langer een klus open staat, hoe groter de kans dat een uur, een onderdeel of een stuk meerwerk niet meer op de factuur komt.
• Kantoor werkt in pieken. Eén keer per maand alles tegelijk is stressvol en foutgevoelig.

Voor de volledigheid: voor de btw geldt dat je een factuur uiterlijk de 15e dag van de maand na de levering moet versturen. Dat is een ondergrens, geen streefdoel. Wie pas op die datum factureert, heeft het eigen geld al weken laten liggen.

Stap 1: spreek af wanneer een klus klaar is

Dit is de stap die het meeste oplevert en die je morgen al kunt zetten. Leg met je planner, je uitvoerders en kantoor vast wat "klaar voor facturatie" betekent. Bijvoorbeeld: de werkzaamheden zijn uitgevoerd, de werkbon is binnen, de uren zijn ingevuld en het meerwerk is vastgelegd.

Maak daarbij onderscheid tussen kleine en grote klussen. Een storingsbezoek is klaar als de monteur weg is en de bon binnen is. Een project met termijnen heeft meerdere momenten waarop een deel klaar is.

Spreek ook af wie een klus op klaar zet. Bij voorkeur is dat degene die het werk het beste kent, dus de uitvoerder of de planner, en niet degene die factureert.

Stap 2: maak één lijst met afgerond maar nog niet gefactureerd

Je hebt geen nieuw systeem nodig om hiermee te beginnen. Een simpele lijst in Excel met vier kolommen werkt al: klus, datum klaar, wat er nog ontbreekt, en gefactureerd ja of nee. Zodra een klus op klaar staat, komt hij op de lijst. Zodra de factuur weg is, gaat hij eraf.

Die lijst doet twee dingen. Je ziet in één oogopslag hoeveel werk er klaarligt om gefactureerd te worden. En je ziet welke klussen al te lang op de lijst staan, en waarom. Vaak blijkt dat het steeds om hetzelfde soort ontbrekend stuk gaat: een werkbon, een akkoord op meerwerk of een vraag aan de klant.

Stap 3: factureer op een vaste dag, liefst elke week

Ga van één keer per maand naar één of twee vaste momenten per week.

Een paar afspraken die daarbij helpen:

• Vaste dag, vaste persoon. Bijvoorbeeld elke dinsdag en vrijdag, en iemand die er dan echt tijd voor heeft.
• Eén vraag houdt niet de hele factuur tegen. Is er twijfel over één regel, zet die vraag dan uit en factureer de rest als dat met je klant zo kan, of los de vraag dezelfde dag op.
• Te lang op de lijst is een signaal. Staat een klus langer dan een week op klaar zonder factuur, dan bespreek je hem in het werkoverleg.

Stap 4: zorg dat de gegevens al klaarliggen

Het meeste tijdverlies bij factureren zit in het verzamelen. Als uren, materiaal en meerwerk al op één plek bij de klus staan op het moment dat die klaar is, hoeft kantoor alleen nog te controleren. Dat vraagt dat de buitendienst die gegevens vastlegt tijdens het werk, en niet achteraf.

Dat is ook het punt waarop Excel en losse bonnen gaan knellen. Zolang de werkbon op papier een week in de bus ligt, kan factureren nooit sneller dan die week. Een digitale werkbon die direct bij de klus binnenkomt, haalt die vertraging er in één keer uit.

Stap 5: automatiseer de stap van klaar naar conceptfactuur

Als de basis staat, kun je de volgende stap zetten: een klus die op klaar wordt gezet, maakt zelf een conceptfactuur aan met de uren, het materiaal en het meerwerk die bij die klus horen. Kantoor kijkt hem na, past aan waar nodig en verstuurt hem. Het controlemoment blijft bij een mens, het overtypen verdwijnt.

Ik raad aan om dit pas te doen als stap 1 tot en met 3 goed lopen. Automatiseren van een proces waarin niemand weet wanneer iets klaar is, levert alleen sneller verwarring op.

Waar je op moet letten

Niet elke klant en niet elke klus past in hetzelfde ritme. Bij projecten met termijnen factureer je op voortgang, niet op oplevering. Bij vaste klanten met een verzamelfactuur per maand kan dat ritme prima zijn, zolang de klussen zelf wel direct als klaar worden vastgelegd. En bij klussen waar nog discussie loopt, is het beter om eerst het gesprek te voeren dan een factuur te sturen die terugkomt.

Herken je dit, en wil je weten waar het bij jou blijft hangen tussen afgerond werk en een verstuurde factuur? Dan kijk ik graag een keer met je mee naar hoe het nu loopt. Een vrijblijvend gesprek, waarin we samen nagaan waar de vertraging zit en wat je als eerste kunt aanpakken.