Twee mensen tegelijk in hetzelfde Excel-bestand: waarom dat misgaat

Twee mensen kunnen niet betrouwbaar tegelijk in hetzelfde Excel-bestand werken omdat een bestand geen gelijktijdige wijzigingen kent. Wie het laatst opslaat, overschrijft de rest. Delen via de cloud lost een deel op, maar niet het onderliggende probleem: een bestand bewaart een toestand, geen reeks wijzigingen. Wil je dat wel, dan heb je een database nodig met een schil eromheen.

In het kort

• Een bestand bewaart een toestand en geen wijzigingen. Wie het laatst opslaat, overschrijft de rest.
• Medeauteurschap in de cloud helpt, maar werkt niet met alle functies en dwingt geen regels af.
• Een database weet per veld wie wat wanneer wijzigde, en dat geeft je historie, regels en rechten.
• In de praktijk hoeft alleen de kern eruit. De rest van je spreadsheet mag gewoon blijven staan.

Als je hierop zocht, is er waarschijnlijk net iets misgegaan. Een uur werk weg, of twee versies die uit elkaar zijn gelopen en waarvan niemand meer weet welke klopt. Hieronder wat er technisch aan de hand is, welke tussenoplossingen echt werken, en wanneer je verder moet.

Waarom het misgaat

Een Excel-bestand is één blok gegevens. Als jij het opent, krijgt jouw computer een kopie. Als je collega het ook opent, krijgt hij ook een kopie. Vanaf dat moment zijn er twee waarheden die niets van elkaar weten.

Sla jij op, dan schrijf je jouw hele kopie terug. Slaat je collega daarna op, dan schrijft hij zijn hele kopie terug, inclusief de cellen die jij had gewijzigd maar die hij nog in de oude staat had. Jouw werk is dan weg, en er komt geen waarschuwing.

Bij bestanden op een netwerkschijf krijg je meestal wel de melding dat het bestand in gebruik is en dat je alleen kunt lezen. Dat is de veilige variant, maar het betekent ook dat er de hele dag maar één iemand kan werken.

Wat medeauteurschap in de cloud wel en niet oplost

Zet je het bestand in OneDrive, SharePoint of Google Drive, dan kun je met meerdere mensen tegelijk in hetzelfde document. Dat werkt op celniveau: jij typt in A5, je collega in C12, en dat botst niet.

Dat is een echte verbetering en voor veel situaties genoeg. Er zijn wel drie beperkingen die je moet kennen voordat je erop gaat leunen.

• Het werkt niet met alle functies. Zodra er gedeelde werkmappen, bepaalde macro's, koppelingen naar andere bestanden of gegevensmodellen in zitten, valt de gelijktijdige bewerking terug of gaat het bestand vergrendeld open.

• Conflicten worden opgelost, niet voorkomen. Als jullie allebei dezelfde cel wijzigen, moet er een keuze gemaakt worden. Meestal krijg je die keuze voorgelegd, maar iemand moet hem maken en die persoon weet vaak niet welke van de twee klopt.

• Je hebt nog steeds geen regels. Niets houdt tegen dat iemand een rij verwijdert, een formule overschrijft met een getal, of een datum als tekst invult. Bij twee mensen valt dat op. Bij zes mensen is het bestand na een half jaar niet meer te vertrouwen.

Het echte verschil: toestand versus wijziging

Dit is de kern, en het verklaart waarom cloudopslag niet genoeg is zodra het serieus wordt.

Een bestand bewaart een toestand: zo ziet de wereld er nu uit. Een database bewaart wijzigingen: op dit moment heeft deze persoon dit veld van deze waarde naar die waarde gezet.

Dat verschil geeft je vier dingen die je met een bestand nooit krijgt.

Twee mensen kunnen dezelfde rij bewerken zonder elkaar te overschrijven, omdat het systeem per veld weet wat er is veranderd.

Je kunt terugkijken. Wie heeft deze prijs aangepast, en wanneer. Bij een discussie met een klant is dat het verschil tussen een antwoord en een aanname.

Je kunt regels afdwingen. Een datum moet een datum zijn, een aantal mag niet negatief, een order zonder klant kan niet worden opgeslagen. Dat scheelt niet één fout maar een categorie fouten.

Je kunt rechten geven. De ene collega mag alleen zijn eigen regels zien, de andere mag alles. In een bestand is dat alles of niets.

Wat te doen als het nu misgaat

Voordat je iets gaat bouwen, drie dingen die vandaag helpen.

• Zet het bestand in de cloud en zet medeauteurschap aan. Als het bestand geen macro's of externe koppelingen heeft, is dit de snelste winst. Doe dat wel bewust en test het even met zijn tweeën.

• Splits het bestand op als dat kan. Vaak zit het conflict in één tabblad waar iedereen tegelijk in moet. Als je dat tabblad kunt loshalen zodat mensen elk in hun eigen deel werken, is het probleem meestal weg.

• Zet gegevensvalidatie op de kolommen die er toe doen. Keuzelijsten in plaats van vrije tekst, datumvelden die alleen datums accepteren. Dat voorkomt niet het overschrijven maar wel de langzame vervuiling.

Wanneer je er echt uit moet

Er zijn drie situaties waarin je met een bestand niet verder komt, hoe je het ook opslaat.

Als mensen buiten kantoor het moeten kunnen bijwerken. Een spreadsheet op een telefoon is geen werkbare invoer, en dat gaat ook niet beter worden.

Als er regels zijn die altijd moeten gelden. Prijzen die van iets afhangen, statussen die een volgorde hebben, verplichte velden. Alles wat je in een bestand alleen met discipline afdwingt, dwing je in een systeem af met een regel.

Als je wilt weten wat er is gebeurd. Nacalculatie, historie, wie wat wanneer. Zodra dat een vraag wordt die vaker terugkomt, betaal je in een bestand elke keer opnieuw.

Hoe zo'n stap er in de praktijk uitziet

Wat ik meestal doe is niet het bestand vervangen maar de kern eruit halen. In vrijwel elke gegroeide spreadsheet zit één tabblad waar het echt om gaat: de orders, de planning, de klussen. De rest is afgeleid.

Dat ene tabblad wordt een tabel in een database, met een eenvoudig scherm eromheen waarin mensen hetzelfde doen als eerst, maar dan zonder elkaar te overschrijven. De overzichten die er in Excel omheen zaten worden rapporten of blijven gewoon in Excel, gevoed uit die database.

Zo verlies je niets van wat je gewend bent, je houdt de flexibiliteit voor de randjes, en het conflict is weg. En omdat er dan historie is, kun je daarna dingen doen die eerst niet konden.

Loop je hiertegenaan? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen welk deel van je bestand er echt uit moet en welk deel je rustig kunt laten staan.