Calculeren en offreren voor een installatiebedrijf zonder duur ERP

Voor een installatiebedrijf van vijf tot veertig man is een volledig ERP-pakket vaak te zwaar, en Excel te licht. Het middenstuk dat je echt nodig hebt is kleiner dan je denkt: een artikelbestand met actuele prijzen, een calculatie die daaruit opbouwt, en een offerte die daar automatisch uitrolt. Dat is te bouwen zonder dat je je hele bedrijfsvoering op de schop gooit.

In het kort

• Voor een bedrijf van vijf tot veertig man is een volledig ERP vaak te zwaar en Excel te licht.
• Je hebt vier dingen nodig: een kloppend artikelbestand, normtijden, samengestelde regels en nacalculatie.
• De keten loopt van calculatie naar offerte, werkopdracht, planning en uren, en komt terug bij de nacalculatie.
• Begin bij het artikelbestand en de samengestelde regels, en laat staan wat al goed werkt.

Dit is een van de meest voorkomende situaties die ik tegenkom in de Betuwe en de Gelderse Vallei. Bedrijven die te groot zijn gegroeid voor de sheet waar ze mee begonnen, maar die terugschrikken voor een implementatietraject van een half jaar. Terecht, want dat traject is meestal ook echt niet nodig.

Waarom ERP hier vaak niet past

Een ERP-pakket is gebouwd om alles te doen: inkoop, voorraad, productie, projecten, uren, facturatie, boekhouding. Dat is precies de kracht ervan bij een bedrijf van honderdvijftig man met meerdere vestigingen.

Bij een installatiebedrijf van vijftien man werkt dat vaak averechts, om drie redenen.

Je gebruikt hooguit twintig procent van wat je koopt, maar je betaalt en beheert honderd procent. Elke module die je niet gebruikt staat wel in de weg bij het inrichten en bij updates.

De inrichting kost meer dan de licentie. Een ERP moet ingericht worden naar jouw manier van werken. Dat is consultancywerk, en het duurt lang omdat het pakket veel keuzes kent die jij niet hoeft te maken.

Je moet je aanpassen aan het pakket. Bij een groot bedrijf is dat vaak gezond, want die processen zijn toch aan opschoning toe. Bij een klein bedrijf waar de manier van werken juist het onderscheidend vermogen is, sloop je iets wat werkte.

Wat je wel nodig hebt

Als ik kijk waar de tijd echt in gaat zitten bij calculeren en offreren in de installatiebranche, kom ik steeds bij dezelfde vier dingen uit.

• Een artikelbestand dat klopt. Materialen met actuele inkoopprijzen, opslagpercentages en eenheden. Het grootste tijdverlies bij calculeren is niet het rekenen maar het opzoeken en het twijfelen of een prijs nog actueel is. Leveranciers leveren vaak prijsbestanden aan die je kunt inlezen.

• Normtijden per bewerking. Hoeveel tijd staat er voor het monteren van een wandcontactdoos, het aanleggen van een meter leiding, het plaatsen van een unit. Dat weet je uit ervaring, maar het zit in hoofden. Zodra het is vastgelegd kan iedereen calculeren en wordt de calculatie ook toetsbaar.

• Samengestelde regels. Een aansluitpunt bestaat uit deze materialen plus die arbeid. Zodra je op dat niveau kunt calculeren in plaats van per artikel, gaat een calculatie van uren naar minuten.

• Nacalculatie. Wat had je begroot en wat is het geworden. Zonder die terugkoppeling blijft calculeren gokken met een chique naam.

Dat is het. Geen voorraadmodule, geen inkoopworkflow, geen productieplanning. Dat kan later, als je het nodig hebt.

De keten die je wilt

Wat een klein bedrijf onderscheidt van een groot bedrijf is dat er geen tussenpersonen zijn. De man die calculeert is vaak ook degene die het werk voorbereidt en soms zelfs uitvoert. Dat is een voordeel, mits de informatie meebeweegt.

De keten die je wilt is: calculatie wordt offerte, offerte wordt bij akkoord een werkopdracht, werkopdracht wordt planning en materiaallijst, uitgevoerd werk wordt urenregistratie en werkbon, en dat alles komt terug bij de nacalculatie.

In de praktijk zie ik die keten bij bijna niemand aan elkaar zitten. Er wordt gecalculeerd in een sheet, de offerte wordt in Word gemaakt, de planning staat op een bord, de uren komen op briefjes en de nacalculatie gebeurt nooit omdat het te veel werk is om alles bij elkaar te zoeken.

Elke schakel die je aan elkaar zet, verdient zichzelf terug. Je hoeft ze niet allemaal tegelijk te doen.

Waar ik zou beginnen

Bij het artikelbestand en de samengestelde regels. Dat is minder spannend dan een mooie app, maar het is waar de tijd zit en het is de basis voor al het andere.

Praktisch betekent dat: de prijsbestanden van je twee of drie belangrijkste leveranciers inlezen, daar je eigen opslagen overheen leggen, en dan de vijftien tot dertig samengestelde regels vastleggen die je in negentig procent van je calculaties gebruikt.

Als dat er staat, is de offerte een kwestie van weergave. En de stap daarna, van getekende offerte naar werkopdracht en materiaallijst, is dan opeens klein.

De valkuil van te veel willen

De grootste fout die ik zie bij dit soort trajecten is dat er tijdens het bouwen steeds meer bij komt. Als we dit toch doen, kunnen we dan ook meteen de voorraad erin. En de inkoop. En de servicecontracten.

Dat is begrijpelijk maar het is de reden dat projecten van drie maanden er twee jaar over doen en halverwege stranden. Mijn advies is steevast: kies één keten, maak die af, gebruik hem een paar maanden, en beslis dan pas wat er bij moet. Wat je na drie maanden gebruik wilt uitbreiden is bijna nooit wat je vooraf had bedacht.

Wat je houdt van wat je al hebt

Je hoeft niet alles te vervangen. Je boekhoudpakket blijft je boekhoudpakket. Als je een pakket hebt voor de servicemeldingen dat goed werkt, laat je dat staan. Wat je bouwt is het stuk waar niets voor bestaat dat past.

Dat is meteen het verschil met een ERP-traject. Je vervangt niet je bedrijf maar je vult de gaten. En de koppelingen naar wat blijft staan zijn meestal eenvoudiger dan een migratie.

Herken je dit en wil je weten wat er in jouw geval nodig is? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan lopen we samen door hoe jouw calculaties nu tot stand komen.