Leveranciersprijslijst importeren, zo houd je je calculatie kloppend

Ja, je kunt een prijslijst van je leverancier automatisch inlezen, en het scheelt je een hoop overtypwerk. De vraag is niet zozeer óf het kan, maar hóe je het aanpakt. Krijg je nette artikeldata via een datapool zoals 2BA, dan koppel je die rechtstreeks aan je calculatie. Krijg je een los Excel- of pdf-bestand per mail, dan is er meer voorwerk nodig. In beide gevallen geldt dezelfde regel: een prijslijst is pas bruikbaar als je systeem elk artikel eenduidig herkent en er de juiste nettoprijs aan hangt. Hieronder laat ik zien hoe je dat regelt zonder dat het een tweede administratie wordt.

In het kort

• Hoe je een prijslijst inleest hangt af van hoe je leverancier de data aanlevert, via een datapool of als los bestand.
• Een eenduidig artikelnummer is de sleutel, zonder goede koppeling levert importeren vooral rommel op.
• Datapools als 2BA en InstallData leveren artikel- en prijsdata volgens de ETIM-standaard, klaar om te koppelen.
• Automatisch bijwerken heeft pas zin als je ook je eigen kortingsafspraken meeneemt.

Waarom overtypen op den duur geld kost

Veel bedrijven werken nog met een prijslijst die iemand met de hand bijhoudt. Een leverancier stuurt een nieuw bestand, iemand zoekt de gewijzigde regels op en typt ze over in het calculatiepakket of de webshop. Dat werkt zolang het om een handvol artikelen gaat, maar zodra je met duizenden regels te maken hebt loopt het vast.

Het probleem is niet alleen de tijd die het kost. Het echte risico zit in de fouten die je niet ziet. Eén verkeerd overgetypt cijfer in een nettoprijs en je calculeert een klus structureel te laag, zonder dat iemand het merkt tot de marge tegenvalt. Automatisch inlezen haalt dat handmatige moment eruit, en daarmee de sluipfouten. Je haalt de data één keer goed binnen en daarna draait het proces zichzelf.

Twee manieren om aan de data te komen

Voordat je iets kunt inlezen, moet je weten in welke vorm je de prijslijst binnenkrijgt. Grofweg zijn er twee routes, en ze vragen een heel andere aanpak.

De eerste route is de datapool. In de installatie- en technische branche is het gebruikelijk dat leveranciers hun artikel- en prijsdata aanleveren via een centrale datapool. Je haalt de gegevens daar gestandaardiseerd uit en hoeft niet per leverancier een apart bestand te verwerken.

De tweede route is het losse bestand. Veel leveranciers buiten die branche sturen gewoon een Excel, een CSV of zelfs een pdf. Dan moet jij het bestand omzetten naar iets wat je systeem begrijpt. Dat kan prima automatisch, maar het vraagt eenmalig wat inrichting.

De datapool: 2BA, InstallData en ETIM

Werk je in de installatietechniek, elektrotechniek of een aanverwante sector, dan is de kans groot dat je leveranciers zijn aangesloten bij 2BA. Dat is een neutrale datapool die sinds 2004 bestaat en artikelgegevens tussen leverancier en afnemer uitwisselt op basis van de internationale ETIM-standaard. In België speelt InstallData een vergelijkbare rol.

ETIM staat voor ETIM Technical Information Model en is een open classificatiestandaard die producten in de technische sector op een eenduidige manier beschrijft. De standaard wordt beheerd door ETIM International in Brussel, en in Nederland door Ketenstandaard Bouw en Techniek. Er verschijnt ongeveer elke twee jaar een nieuwe versie; de meest recente is ETIM 10.0 uit december 2024. Doordat iedereen dezelfde classificatie gebruikt, herken je een product van de ene leverancier op dezelfde manier als van de andere.

Wat je met zo'n datapool binnenhaalt, is meer dan alleen een prijs:

• Artikelgegevens. Naam, omschrijving, verpakkingseenheid en technische kenmerken, gestandaardiseerd volgens ETIM.
• Prijzen. Bruto- en nettoprijzen die de groothandel zelf onderhoudt, zodat je met actuele bedragen calculeert.
• Classificatie. De ETIM-productklasse waarmee je artikelen kunt filteren en groeperen in je eigen systeem.
• Updates. Periodieke downloads of een directe zoekfunctie, zodat je niet steeds handmatig een nieuw bestand hoeft op te vragen.

De winst is dat je niet per leverancier het wiel opnieuw uitvindt. Je koppelt je systeem één keer aan de datapool en daarna komt de data er in een vast formaat uit.

Zelf een Excel of CSV inlezen

Heb je geen datapool tot je beschikking, dan werk je met de bestanden die je leverancier stuurt. Dat is geen ramp, maar er zitten een paar valkuilen in die je vooraf wilt afvangen:

• Wisselende kolomindeling. De ene maand staat de prijs in kolom D, de volgende maand in kolom F. Leg vast welke kolom wat betekent, zodat de import niet stilletjes de verkeerde waarde pakt.
• Dubbele of veranderende artikelnummers. Als een leverancier nummers hergebruikt of aanpast, koppel je een nieuwe prijs aan het verkeerde artikel. Controleer op dubbelingen voordat je importeert.
• Getalnotatie. Een komma of een punt als decimaalteken, een valutateken in de cel of een spatie als scheiding: je systeem leest dat zomaar verkeerd in.
• Pdf in plaats van data. Een prijslijst in pdf is geen databestand maar een plaatje van tekst. Die moet eerst betrouwbaar omgezet worden, en dat lukt niet altijd netjes.

De oplossing is een vast importsjabloon. Je spreekt met jezelf af hoe een bestand eruit hoort te zien voordat het naar binnen mag, en je bouwt een controle die afwijkingen tegenhoudt. Zo wordt inlezen een routine in plaats van elke keer een klusje met verrassingen.

Het artikelnummer is de sleutel

Wat de route ook is, alles staat of valt met een eenduidig artikelnummer. Je systeem moet elke regel uit de prijslijst kunnen matchen aan een artikel dat je al kent. Lukt dat niet, dan krijg je dubbele artikelen, ontbrekende prijzen of regels die nergens op slaan.

Werk je met een datapool, dan is dat meestal geregeld via een vaste leverancierscode plus artikelnummer, of via een GTIN-barcode. Werk je met losse bestanden, dan moet je zelf bepalen welk veld het unieke kenmerk is en daar streng in zijn. Een prijslijst importeren zonder betrouwbare sleutel is als post bezorgen zonder huisnummers.

Nettoprijs is niet hetzelfde als brutoprijs

Een valkuil die vaak over het hoofd wordt gezien: de prijs in de lijst is meestal de brutoprijs, de adviesprijs van de fabrikant. Wat jij betaalt is de nettoprijs, na jouw eigen korting bij die leverancier. Als je klakkeloos de brutoprijs inleest en daarop calculeert, reken je jezelf rijk.

Een goede import houdt daar rekening mee. Je legt je kortingsafspraken per leverancier of per productgroep vast, en het systeem rekent de nettoprijs uit terwijl het inleest. Sommige datapools leveren de nettoprijs al mee, maar je wilt altijd kunnen controleren waar een bedrag vandaan komt. Zo blijft je calculatie kloppen, ook als een leverancier zijn brutoprijzen aanpast terwijl jouw korting gelijk blijft.

Hoe vaak moet je bijwerken?

Dat hangt af van hoe vaak je leverancier zijn prijzen wijzigt en hoe prijsgevoelig je werk is. Voor de meeste bedrijven is een vaste ronde genoeg, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, met daarnaast de mogelijkheid om tussentijds bij te werken als een leverancier een wijziging aankondigt. Het belangrijkste is dat het een vast moment is en niet iets wat je doet als je eraan denkt. Een prijslijst die een halfjaar oud is, geeft je een vals gevoel van zekerheid.

Waar het meestal misgaat

In de praktijk struikelen bedrijven zelden over de techniek van het importeren zelf. Het gaat mis op de voorbereiding. Er is geen afspraak over welk artikelnummer leidend is, er is geen controle op dubbelingen, of niemand heeft nagedacht over de kortingen. Het gevolg is een systeem vol data waarin je niet meer durft te vertrouwen wat er staat.

Begin daarom klein. Kies één leverancier, richt de import voor die ene goed in, en controleer een steekproef met de hand voordat je erop gaat calculeren. Werkt dat, dan breid je uit naar de volgende. Zo bouw je een proces op dat je vertrouwt, in plaats van in één keer alles binnen te trekken en te hopen dat het klopt.

Wil je je leveranciersprijzen automatisch in je calculatie of systeem krijgen zonder dat het een rommeltje wordt? Ik denk graag vrijblijvend met je mee over hoe dat er voor jouw situatie uit kan zien.