Dubbel invoeren voorkomen tussen je boekhouding en je planning

Dubbel invoeren voorkom je door één plek aan te wijzen waar een gegeven ontstaat, en alle andere systemen daaruit te laten voeden via een koppeling. In de praktijk begint dat bij één vraag per gegeven: waar wordt dit voor het eerst bekend. Bij de meeste bedrijven is dat de offerte of de planning, en niet de boekhouding.

In het kort

• Wijs per gegeven één plek aan waar het ontstaat en laat de rest zich daaruit voeden.
• Klantgegevens ontstaan meestal bij de offerte en niet bij de factuur, uren op het moment van werken.
• Koppel in één richting: de bron mag wijzigen, de kopie leest alleen.
• Begin bij de handeling die het vaakst voorkomt, en dat zijn bijna altijd de uren richting facturatie.

Als je zoekt op dit onderwerp, is de kans groot dat iemand bij jou elke maand hetzelfde intypt in twee of drie systemen. Uren die eerst op een lijst staan en daarna in de boekhouding. Klantgegevens die in de planning staan en nog een keer in het factuurpakket. Het is zelden dramatisch, maar het is elke week terug en het kost meer dan mensen denken.

Waarom het ontstaat

Bijna nooit door slechte keuzes. Meestal door groei.

Je begon met een boekhoudpakket. Toen kwam er een planning bij, want het paste niet meer in je hoofd. Toen kwam er urenregistratie omdat je mensen aannam. Elk van die keuzes was op dat moment de juiste, en elk systeem heeft een eigen klantenlijst gekregen omdat het nou eenmaal een klant nodig heeft.

Zo krijg je vier plekken waar dezelfde klant staat, met vier keer een net iets andere schrijfwijze, en niemand die weet welke de juiste is.

De vraag die je per gegeven moet stellen

Voordat je aan koppelingen denkt, moet je één ding doen: bepaal per soort gegeven waar het ontstaat. Dat noem je de bron. Alle andere plekken zijn kopieën die daarvan afgeleid worden.

Loop de belangrijkste eens langs.

• Klantgegevens. Waar wordt een nieuwe klant voor het eerst vastgelegd? Meestal bij het eerste contact of bij de offerte, niet bij de eerste factuur. Dan is je offertesysteem of je CRM de bron en je boekhouding de kopie.

• Prijsafspraken. Waar staat wat je met deze klant hebt afgesproken? Als dat in iemands hoofd zit, is er geen bron en gaat het per definitie fout.

• Uren. Waar worden ze voor het eerst vastgelegd? Op de plek en het moment van werken, als het goed is. Alles wat daarna gebeurt is verwerking.

• Materiaal en inkoop. Bij de bestelling, of pas bij de leveranciersfactuur? Dat verschilt per bedrijf en het is de moeite waard om er bewust in te kiezen.

Als je die vier hebt vastgesteld, weet je precies welke koppelingen je nodig hebt. En vaak blijkt dat er twee genoeg zijn.

De richting van een koppeling

Een fout die ik regelmatig zie is dat gegevens twee kanten op worden gesynchroniseerd. Dat klinkt handig maar het is vragen om problemen: als een klantnaam op twee plekken kan worden gewijzigd, moet er ergens een regel zijn die bepaalt welke wint, en die regel is bijna nooit goed doordacht.

Eén richting is bijna altijd beter. De bron mag wijzigen, de kopie leest alleen. Wil iemand in de boekhouding een adres aanpassen, dan doet hij dat in het systeem waar het adres thuishoort. Dat voelt in het begin onhandig en het is na twee weken normaal.

Wat je moet controleren voordat je koppelt

Drie dingen, en het derde wordt altijd vergeten.

• Heeft het pakket een API of een import. De meeste Nederlandse boekhoudpakketten hebben tegenwoordig een koppelmogelijkheid. Wat er precies mee kan verschilt: sommige laten je alles doen, andere alleen facturen aanmaken en geen klanten wijzigen. Zoek dat uit voordat je iets belooft.

• Is er een sleutel om records aan elkaar te knopen. Als je klant in het ene systeem klantnummer 1043 heeft en in het andere alleen een naam, moet je die twee aan elkaar kunnen knopen. Meestal betekent dat één keer handmatig koppelen bij bestaande klanten, en daarna automatisch.

• Wat gebeurt er als het misgaat. Een koppeling die stilletjes stopt is erger dan geen koppeling, want je merkt het pas als de maandafsluiting niet klopt. Er moet dus een plek zijn waar mislukte overdrachten zichtbaar worden en iemand die daar naar kijkt.

De volgorde die het meeste oplevert

Begin niet bij de moeilijkste koppeling maar bij de vaakst uitgevoerde handeling.

Tel eens hoe vaak per week iemand een gegeven overtypt. Meestal komen er twee dingen bovendrijven: uren die naar de facturatie moeten, en klantgegevens die bij een nieuwe klant op meerdere plekken worden aangemaakt.

Uren naar facturatie is bijna altijd de eerste die je doet. Het gebeurt elke maand, het is foutgevoelig, en de winst is direct zichtbaar in de tijd die de facturatieronde kost.

Klantgegevens is de tweede. Die komt minder vaak voor maar de fouten leven langer door, omdat een verkeerd adres of een verkeerd btw-nummer pas veel later opvalt.

Wat het oplevert behalve tijd

De tijdwinst is aantoonbaar maar niet het belangrijkste. Wat je echt wint is dat cijfers gaan kloppen.

Als uren maar één keer worden vastgelegd, is het aantal uren in je nacalculatie gelijk aan het aantal uren op de factuur en gelijk aan het aantal uren in de urenverantwoording. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar bij drie invoerpunten is het dat niet, en dan gaan discussies over of het rapport of de factuur klopt.

Daarnaast wordt je bedrijf minder afhankelijk van de persoon die weet hoe de systemen zich tot elkaar verhouden. Die kennis zit dan in de koppeling in plaats van in een hoofd.

Hoe ik dit aanpak

Ik begin altijd met een kaart. Welke systemen zijn er, welke gegevens staan waar, en waar wordt iets voor de tweede keer ingevoerd. Dat is meestal een half dagdeel meekijken en het levert vaak verrassingen op, want niemand heeft het overzicht compleet in het hoofd.

Daarna kies je één stroom en maak je die af, inclusief de meldingen als het misgaat. Pas als die een maand goed draait komt de volgende.

Wat je vaak niet hoeft te doen is een systeem vervangen. In de meeste gevallen zijn de bestaande pakketten prima en ontbreekt alleen de verbinding ertussen.

Herken je het overtypen? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan brengen we samen in kaart waar het bij jou dubbel gebeurt.