Is e-facturatie verplicht in 2026? Wat er echt geldt

Nee. Er geldt in 2026 geen Nederlandse verplichting om zakelijke facturen elektronisch te versturen. Wat er wel speelt: de Europese Unie verplicht e-facturatie vanaf 1 juli 2030 voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU, en Nederland bereidt een eigen wetsvoorstel voor. Verkoop je aan Belgische klanten, dan raakt het je wel eerder.

In het kort

• In Nederland geldt in 2026 geen verplichting om zakelijke facturen elektronisch te versturen.
• Europa verplicht e-facturatie vanaf 1 juli 2030 voor grensoverschrijdende transacties, en Nederland denkt aan 1 januari 2030 voor binnenlands verkeer.
• België begint wel per 2026, dus een Belgische klant kan nu al om een e-factuur vragen.
• Het knelpunt is zelden je factuurpakket maar de vraag of je factuurgegevens ergens gestructureerd vastliggen.

Als je dit opzocht omdat je ergens las dat het per 2026 moet, ben je niet de enige. Er staan tientallen artikelen online die dat suggereren. Die kloppen niet, of ze halen Nederland en België door elkaar. Hieronder zet ik op een rij wat er wel is besloten, wat er nog niet is besloten, en wat je nu al kunt doen zonder dat je iets overhaast.

Wat er nu geldt in Nederland

Voor facturen aan de overheid is elektronisch factureren al langer de norm. Lever je aan een ministerie, een gemeente of een andere overheidsinstantie, dan is de kans groot dat je al met e-facturen werkt of dat je opdrachtgever erom vraagt.

Voor facturen tussen bedrijven onderling, dus B2B, is er geen verplichting. Je mag een pdf mailen, je mag zelfs papier sturen. Dat blijft in 2026 gewoon toegestaan.

Let op het verschil tussen een pdf en een e-factuur, want daar zit de verwarring. Een pdf is een plaatje van een factuur. Een mens kan hem lezen, een computer niet, of alleen met foutgevoelige herkenningssoftware. Een echte e-factuur is een gestructureerd bestand dat het systeem van je klant direct kan inlezen: bedragen, btw, ordernummers en regels staan in vaste velden. Dat is het hele punt. Een factuur die je klant kan inlezen hoeft niemand meer over te typen.

Wat er wel is besloten in Europa

De Europese richtlijn die hierover gaat heet ViDA, wat staat voor VAT in the Digital Age. Twee dingen daaruit zijn relevant.

Ten eerste: vanaf 1 juli 2030 wordt e-facturatie verplicht voor intracommunautaire prestaties, dus voor zakelijke transacties tussen bedrijven in verschillende EU-lidstaten. Daar hoort ook digitale rapportage bij, wat betekent dat gegevens over die facturen naar de belastingdienst gaan.

Ten tweede, en dat is minder bekend: sinds 14 april 2025 mogen lidstaten zelf een binnenlandse B2B-verplichting invoeren zonder dat ze daar eerst toestemming voor hoeven te vragen in Brussel. Die drempel is dus weg. Dat is precies de reden dat verschillende landen nu tempo maken.

Wat Nederland van plan is

Het kabinet heeft advies laten uitbrengen over hoe Nederland dit gaat aanpakken. Het advies komt neer op een binnenlandse e-facturatieplicht vanaf 1 januari 2030 en binnenlandse digitale rapportage vanaf 2032. Dat is advies, geen wet.

De volgende stap is een internetconsultatie van een conceptwetsvoorstel, gepland voor het laatste kwartaal van 2026. Dat is het moment waarop de plannen openbaar worden en iedereen erop kan reageren. Pas daarna gaat het richting parlement.

Kortom: er komt iets aan, de richting is duidelijk, maar de datum staat niet vast en er is nog geen enkele verplichting waar jij vandaag aan moet voldoen.

Waar het wel al speelt: België

Als je zaken doet met Belgische bedrijven, is het verhaal anders. België voert per 2026 een verplichting in voor elektronisch factureren tussen bedrijven. Je Belgische klant kan dus vragen om een e-factuur, en dan is een pdf niet meer genoeg.

Dat is ook meteen het realistische scenario voor de meeste Nederlandse ondernemers. Je gaat niet overstappen omdat de wet het zegt, maar omdat een klant erom vraagt. Grote opdrachtgevers doen dat nu al, ruim voor er iets verplicht is, omdat het hun eigen verwerking goedkoper maakt.

Peppol, en waarom je die naam gaat horen

E-facturen worden meestal uitgewisseld via Peppol. Dat is geen bedrijf en geen product, maar een afsprakenstelsel: een netwerk met vaste adressen en een vast berichtformaat, zodat de factuur van jouw systeem in dat van je klant terechtkomt zonder dat jullie iets met elkaar hoeven af te spreken.

Je sluit daar niet rechtstreeks op aan. Dat doe je via een dienstverlener, en de meeste boekhoudpakketten bieden het inmiddels aan. Vraag het gewoon na bij je pakket. Vaak is het een kwestie van aanzetten.

Wat ik je zou aanraden om nu te doen

Er is geen reden om iets te overhaasten. Er is wel reden om te weten waar je staat, want de bedrijven die straks in de problemen komen zijn niet degenen die te laat beginnen met e-facturen, maar degenen bij wie de factuurgegevens nergens netjes vastliggen.

Drie dingen die nu al zinnig zijn, verplicht of niet.

• Kijk waar je factuurregels vandaan komen. Als je facturen ontstaan door in Word of Excel iets over te typen uit een offerte, een werkbon of een mailtje, dan is dat het echte probleem. Een e-factuur maak je uit gestructureerde gegevens. Zolang die gegevens alleen in iemands hoofd of in een los bestand staan, helpt geen enkel factuurpakket je.

• Vraag je boekhoudpakket wat het kan. De meeste pakketten kunnen inmiddels e-facturen versturen en ontvangen via Peppol. Zet het aan voor de klanten die erom vragen. Je hoeft niet in één keer om.

• Kijk naar de inkomende kant, niet alleen de uitgaande. De tijdwinst zit vaak niet in het versturen maar in het ontvangen. Een leveranciersfactuur die automatisch in je administratie belandt met de juiste kostenpost eronder scheelt per maand meer dan het versturen van je eigen facturen.

Waar dit bij mij op tafel komt

Ik bouw geen boekhoudpakketten. Waar ik wel bij help is het stuk ervoor: zorgen dat de gegevens waaruit een factuur ontstaat één keer worden vastgelegd en daarna automatisch doorstromen. Een offerte die getekend wordt en zichzelf omzet naar een order. Uren die op de telefoon worden geregistreerd en aan het eind van de maand als factuurregels klaarstaan. Materiaal dat op de werkbon staat en automatisch meegaat.

Als dat goed staat, is de stap naar e-facturatie klein, want dan zijn je gegevens al gestructureerd. Staat het niet goed, dan lost geen enkele wet of pakket dat voor je op.

Twijfel je waar jij staat? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen waar jouw factuurgegevens vandaan komen en wat er straks moet veranderen.