Schijnzelfstandigheid: wat je administratie moet laten zien

Schijnzelfstandigheid toon je niet aan met een modelovereenkomst maar met wat er in je administratie staat. De Belastingdienst kijkt naar hoe er in de praktijk gewerkt wordt: wie bepaalt de werkwijze, wie bepaalt de tijden, en is de zzp'er ingebed in de organisatie. Dat blijkt uit je planning, je urenregistratie en je opdrachtdossiers, niet uit een contract in een map.

In het kort

• De Belastingdienst kijkt naar de praktijk en niet naar je modelovereenkomst.
• Gezag, inbedding in de organisatie en ondernemerschap bepalen samen het beeld.
• Dat beeld komt uit je planning, je urenregistratie en je opdrachtdossiers.
• Werken per opdracht in plaats van per periode dekt het risico af en levert meteen betere nacalculatie op.

Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op de arbeidsrelatie. In 2026 worden er geen verzuimboetes opgelegd, maar wel vergrijpboetes als er sprake is van opzet of grove schuld. Naheffingen over de periode vóór 2025 zijn er niet. Dat betekent dat het nu vooral gaat over hoe je vanaf nu werkt en vastlegt.

Bijna alles wat je hierover leest is juridisch. Dit stuk gaat over de andere kant: wat er in je systemen zichtbaar moet zijn.

Waar het echt om gaat

Er zijn grofweg drie dingen die samen bepalen of iemand zelfstandig is.

• Gezag. Krijgt de zzp'er instructies over hoe het werk gedaan moet worden, of alleen over wat er opgeleverd moet worden. Zit hij in het werkoverleg, krijgt hij een beoordeling, moet hij verlof aanvragen.

• Inbedding in de organisatie. Doet hij hetzelfde werk als mensen die wel in dienst zijn, op dezelfde manier, met dezelfde middelen. Staat hij op het rooster tussen de eigen mensen. Heeft hij een bedrijfsmailadres en een bedrijfstelefoon.

• Ondernemerschap. Werkt hij voor meerdere opdrachtgevers, loopt hij risico, investeert hij zelf, maakt hij zijn eigen offertes en bepaalt hij zijn eigen tarief.

Geen van die drie is op zichzelf doorslaggevend. Het is het totaalbeeld dat telt, en dat totaalbeeld komt uit je dagelijkse praktijk.

Wat er meestal misgaat in de administratie

Bij bedrijven die zzp'ers inhuren zie ik steeds dezelfde patronen, en ze zijn stuk voor stuk oplosbaar.

• De zzp'er staat gewoon in het rooster. In de planning is hij een naam als alle andere. Hij krijgt dagen toegewezen, hij wordt ingedeeld op een ploeg, en er wordt op zijn beschikbaarheid gestuurd. Dat is precies hoe je een werknemer inplant.

• De uren komen uit hetzelfde systeem als die van personeel. Zelfde formulier, zelfde categorieën, zelfde goedkeuringsronde. Dan is de urenregistratie een tijdverantwoording en geen prestatieverantwoording.

• Er is geen offerte of opdrachtbevestiging per klus. Er is één raamafspraak met een uurtarief en verder werkt hij mee. Dan is er niets waaruit blijkt dat er een resultaat is afgesproken.

• De facturen komen van jou. Zelffacturering is niet verboden, maar als jij de factuur maakt op basis van de uren die jij hebt goedgekeurd, verdwijnt het laatste zichtbare stukje ondernemerschap.

Hoe het er wel uit kan zien

Het punt is niet dat je iets moet verhullen. Het punt is dat een zelfstandige relatie er in je systemen ook uit moet zien als een zelfstandige relatie, omdat dat is wat er gebeurt.

• Werk per opdracht in plaats van per periode. Leg per klus vast wat er wordt opgeleverd, tegen welke prijs of welk tarief, en wanneer het klaar moet zijn. Ook als het een kleine klus is. Dat is de kern van het verschil: een resultaatafspraak in plaats van beschikbaarheid.

• Laat de zzp'er zijn eigen werk indienen. Niet jij die zijn uren invult, maar hij die zijn voortgang of zijn uren aanlevert, waarna jij accordeert wat er is opgeleverd. Dat is een klein verschil in het proces met een groot verschil in wat het laat zien.

• Houd de planning gescheiden. Een eigen weergave voor ingehuurde partijen, waarin niet staat wie er wanneer moet zijn maar welke opdracht bij wie ligt. Je hebt het overzicht nog steeds, alleen stuur je op resultaat.

• Leg vast wat hij zelf meebrengt. Eigen gereedschap, eigen bus, eigen certificaten, eigen verzekering. Dat is informatie die je toch wilt hebben en die meteen laat zien dat er investering en risico aan zijn kant zit.

• Bewaar de offertes en de facturen van hem. Niet alleen in de boekhouding maar gekoppeld aan de opdracht, zodat het dossier compleet is.

Wat dit oplevert los van de Belastingdienst

Dit is het deel dat mensen vaak verrast. Een administratie die per opdracht werkt in plaats van per periode is gewoon een betere administratie.

Je ziet per klus wat hij heeft gekost in plaats van wat er die maand aan uren is geboekt. Je kunt nacalculeren. Je weet welke onderaannemer bij welk type werk goed uitkomt. En als er discussie is over meerwerk heb je een opdrachtdossier in plaats van een appgesprek.

Dat is precies waarom ik dit onderwerp interessant vind. De maatregel die je juridisch beschermt is dezelfde maatregel die je bedrijfsvoering scherper maakt.

Waar ik bij help

Ik geef geen fiscaal advies en ik beoordeel geen arbeidsrelaties. Waar ik wel bij help is het inrichten van de vastlegging: opdrachten met een resultaatafspraak, een aparte route voor ingehuurde partijen, en een dossier per opdracht waarin de offerte, de voortgang, de meerwerkmeldingen en de facturen bij elkaar staan.

In de meeste gevallen is dat een uitbreiding van het systeem dat er al is. Je hoeft niet opnieuw te beginnen om onderscheid te kunnen maken tussen een medewerker en een opdrachtnemer.

Herken je dit en wil je weten hoe het in jouw situatie zou werken? Plan een vrijblijvend gesprek, dan lopen we samen door je huidige inhuurproces.