Offerte maken kost elke keer een uur: hoe automatiseer je dat?

Een offerte die elke keer een uur kost, bestaat meestal voor tachtig procent uit hetzelfde. Dezelfde regels, dezelfde teksten, dezelfde voorwaarden, met per klant andere aantallen. Dat deel automatiseer je door je prijzen en standaardteksten één keer vast te leggen en de offerte te laten opbouwen uit onderdelen. Wat overblijft is het denkwerk, en dat is precies het deel dat je wilt houden.

In het kort

• Een offerte bestaat meestal voor het grootste deel uit hetzelfde, en juist dat deel is te automatiseren.
• Vier lagen doen het werk: een prijzenlijst op één plek, standaardregels en pakketten, standaardteksten en regels voor de prijs.
• Naast tijdwinst krijg je kloppende prijzen, meer mensen die kunnen offreren en zicht op wat er openstaat.
• Een standaardpakket gaat bijna altijd wringen op de rekenlogica en niet op de opmaak.

Offreren is voor veel bedrijven het duurste administratieve proces dat er is. Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat het vaak gebeurt, omdat het door de duurste mensen wordt gedaan, en omdat een deel van de offertes nooit tot een opdracht leidt. Elk uur dat je daar weghaalt is dus dubbel winst.

Waar dat uur in gaat zitten

Als ik meekijk bij het maken van een offerte, zie ik meestal dezelfde vijf stappen, en de tijd zit zelden waar mensen denken.

• De vorige offerte opzoeken. Iemand zoekt een vergelijkbare klus om als basis te gebruiken. Dat kost vijf tot tien minuten en het is de stap die het meest wordt onderschat.

• Kopiëren en aanpassen. De oude offerte wordt opgeslagen onder een nieuwe naam en dan wordt alles nagelopen. Dit is de gevaarlijkste stap, want hier blijven regels staan die er niet horen. Iedereen heeft wel eens een offerte verstuurd met de naam van de vorige klant erin.

• Prijzen opzoeken. Materiaalprijzen uit een leverancierslijst, uurtarieven uit het hoofd, opslagpercentages die per klant verschillen. Dit is het echte rekenwerk en dit deel is meestal correct, maar traag.

• Teksten schrijven. De inleiding, de omschrijving van het werk, de voorwaarden. Grotendeels standaard, maar elke keer opnieuw net anders geformuleerd.

• Nakijken en versturen. Opmaak controleren, pdf maken, mail schrijven, en ergens noteren dat er een offerte uit is.

Van dat uur is het derde punt het echte werk. De rest is opzoeken, kopiëren en opmaken.

Wat je daadwerkelijk automatiseert

De opzet die bij vrijwel elk bedrijf werkt bestaat uit vier lagen.

• Een prijzenlijst die één plek heeft. Artikelen, werkzaamheden of diensten, elk met een prijs en een eenheid. Niet in een document maar in een lijst waar je in kunt zoeken. Verandert een prijs, dan verandert hij op één plek.

• Standaardregels en pakketten. De combinaties die je vaak levert. Een standaardinstallatie bestaat uit deze acht regels. Een basisonderhoud uit die vijf. Je kiest het pakket, en de regels staan er, waarna je aanpast wat afwijkt.

• Standaardteksten per soort werk. Inleiding, omschrijving, wat er wel en niet bij zit, voorwaarden, geldigheidsduur. Die schrijf je één keer goed, in jouw eigen toon, en daarna kies je ze.

• Regels voor de prijs. Kortingsafspraken per klant, toeslagen voor spoed of buiten de regio, staffels bij aantallen. Dat zijn precies de dingen die nu in iemands hoofd zitten en die misgaan als die persoon er niet is.

Als die vier lagen staan, wordt offreren: klant kiezen, pakket kiezen, aantallen invullen, kijken of het klopt, versturen. Dat is een kwestie van minuten.

Wat je ermee wint behalve tijd

De tijdwinst is het makkelijkst uit te leggen maar niet het waardevolst.

• Je prijzen kloppen. Geen offerte meer met een tarief van twee jaar geleden omdat die uit een oud document is gekopieerd.

• Iedereen kan het. Nu is offreren vaak voorbehouden aan een of twee mensen omdat alleen zij de prijzen kennen. Als de kennis in het systeem zit, kan iemand anders het ook, en kun jij op vakantie.

• Je ziet wat er open staat. Hoeveel offertes staan er uit, voor welk bedrag, hoe oud zijn ze. Dat is de basis van een pijplijn en die hebben de meeste kleine bedrijven niet.

• Je kunt achteraf leren. Welke offertes worden geaccepteerd en welke niet, en wat is het verschil. Bij losse documenten valt dat niet te meten, bij vastgelegde offertes wel.

• Een getekende offerte kan doorstromen. Dit is waar het echt interessant wordt: als de offerte gestructureerd is, kan hij bij akkoord automatisch een order, een planning en straks de factuurregels worden. Dan is de offerte niet het eindpunt van een proces maar het beginpunt.

Een standaardpakket of iets eigens

Er zijn goede offertepakketten en voor veel bedrijven zijn die prima. Kijk daar eerst naar, want kopen is sneller dan bouwen.

Het punt waarop het gaat wringen is bijna altijd de rekenlogica. Als jouw prijs afhangt van een combinatie van factoren die het pakket niet kent, ga je die factoren buiten het pakket om uitrekenen en het resultaat handmatig invoeren. Dan heb je een pakket met een sheet ernaast, en dat is slechter dan wat je had.

Voorbeelden die ik veel tegenkom: prijzen per strekkende meter met een minimumafname, toeslagen die afhangen van de afstand tot het werk, tarieven die verschillen per soort medewerker en per soort werk tegelijk, of een combinatie van uurwerk en aanneemsom in één offerte.

Als je zulke regels hebt, is het meestal goedkoper om die logica één keer goed te laten bouwen dan om er jaren omheen te werken.

Hoe ik dit meestal aanpak

Klein beginnen, en niet bij de opmaak. De eerste stap is de prijzenlijst en de standaardregels, want daar zit de tijdwinst en dat is meteen het moeilijkste deel om compleet te krijgen. De opmaak van het document komt daarna en is het simpelste stuk.

Vaak begin ik met één soort offerte. Het type klus dat je het vaakst doet. Als dat werkt en de mensen die offreren het gebruiken, komt de rest erbij. Dat is bewust: een offertetool die niemand gebruikt omdat hij niet klopt met de praktijk is weggegooid geld, en dat merk je pas als hij af is.

Herken je dat uur per offerte? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan lopen we samen door hoe jouw offertes nu tot stand komen en waar de tijd echt in gaat zitten.