Termijnfacturen en voorschotten in de bouw: hoe pak je dat aan?

Als je in de bouw met termijnfacturen en voorschotten werkt, is de belangrijkste regel simpel: koppel elke termijn aan een meetbaar punt in het werk, niet aan een datum in je agenda of aan je geheugen. Een voorschot vraag je bij de start, en de termijnen daarna verstuur je op het moment dat een fase klaar is en aantoonbaar is opgeleverd. Zo weet je opdrachtgever waarvoor hij betaalt en weet jij zeker dat er geld binnenkomt op het tempo waarin je kosten maakt. In dit artikel leg ik uit hoe je dat opzet, welke afspraken je vooraf vastlegt en waar het in de praktijk misgaat.

In het kort

• Een termijnfactuur koppel je aan een afgeronde fase of aantoonbare voortgang, niet aan een kalenderdatum.
• Leg vooraf in de offerte of aannemingsovereenkomst vast welke termijnen er zijn en waaraan ze hangen.
• Een voorschot dekt je aanloopkosten en is geen winst die je alvast pakt, maar een bedrag dat je later verrekent.
• Wie de termijnen bijhoudt in een systeem in plaats van in het hoofd, factureert eerder en vergeet niets.

Voorschot of termijnfactuur, wat is het verschil

Een voorschot en een termijnfactuur lijken op elkaar, maar ze doen iets anders. Een voorschot vraag je meestal aan het begin, voordat je echt begint te bouwen. Het dekt de kosten die je vooraf maakt, zoals materiaal dat je moet inkopen of een onderaannemer die je vast moet inplannen. Het is nadrukkelijk geen omzet die je al binnen hebt. Je verrekent het later met de termijnen of met de eindafrekening, zodat de opdrachtgever aan het eind precies betaalt voor het geleverde werk en niets dubbel.

Een termijnfactuur is een deelfactuur voor een stuk werk dat af is. Je knipt een grote klus op in behapbare stappen en factureert per stap. Dat is prettig voor jou, omdat je niet maandenlang voorfinanciert, en het is prettig voor de opdrachtgever, omdat hij betaalt naarmate hij ziet dat er iets staat. De kunst zit hem er niet in dat je in termijnen factureert, maar dat je de termijnen op de juiste manier vastknoopt.

Koppel termijnen aan voortgang, niet aan data

De meest gemaakte fout is dat termijnen aan de kalender hangen. Iedere maand een factuur, of drie vaste momenten die los staan van wat er op de bouw gebeurt. Dat werkt zolang alles op schema ligt, maar zodra er vertraging komt, klopt het niet meer. Je factureert dan voor werk dat nog niet af is, of je loopt achter en financiert veel te lang voor.

Beter is om elke termijn te koppelen aan een fase die je kunt aanwijzen. Bij een verbouwing kan dat de ruwbouw zijn, dan de installaties, dan de afbouw en tot slot de oplevering. Bij nieuwbouw denk je aan fundering, casco, wind en waterdicht, en afwerking. Zodra een fase klaar is, gaat de factuur eruit. Op die manier volgt je geldstroom de werkelijke voortgang, en niet een schema dat je maanden geleden hebt bedacht.

Dat betekent ook dat je moet kunnen vaststellen dat een fase echt af is. Een foto van het opgeleverde werk, een korte oplevernotitie of een akkoord van de uitvoerder maakt van een termijn iets aantoonbaars. Krijg je later een vraag over waarom een termijn is verstuurd, dan heb je meteen het antwoord bij de hand.

Wat leg je vooraf vast

De termijndiscussie voorkom je bijna altijd door het vooraf op papier te zetten, in de offerte of de aannemingsovereenkomst. Als de opdrachtgever bij het tekenen al weet welke termijnen er komen en waaraan ze hangen, is er achteraf niets om over te steggelen. Zorg dat in elk geval deze punten helder zijn:

• De fases en hun grens. Benoem per termijn welk deel van het werk erbij hoort en wanneer die fase als afgerond geldt.
• Het deel per termijn. Leg vast welk gedeelte van de aanneemsom bij elke fase hoort, en of het voorschot in de eerste termijn of aan het eind wordt verrekend.
• Het moment van factureren. Spreek af dat je factureert zodra de fase is opgeleverd, en niet op een vaste datum los van het werk.
• De betaaltermijn. Zet er expliciet bij binnen hoeveel dagen betaald moet worden, zodat daar geen misverstand over bestaat.
• Meer en minder werk. Beschrijf hoe je wijzigingen tijdens de rit vastlegt en factureert, want dat is waar de meeste ruzie ontstaat.

Een opdrachtgever die vooraf ja heeft gezegd tegen het termijnschema, betaalt achteraf bijna altijd zonder morren.

Btw en de verleggingsregeling bij onderaanneming

Bij termijnfacturen in de bouw loop je al snel tegen de verleggingsregeling aan. Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer aan fysiek werk aan een onroerende zaak, dan verleg je de btw naar de hoofdaannemer. Je brengt dan zelf geen btw in rekening, maar zet op de factuur dat de btw is verlegd. De hoofdaannemer geeft die btw vervolgens aan in zijn eigen aangifte. Dit geldt ook voor het uitlenen van personeel op de bouwplaats.

Voor je termijnfacturen betekent dit dat de regeling per termijn geldt, net als bij een gewone factuur. Vermeld op elke deelfactuur netjes dat de btw is verlegd en verwerk het bedrag zonder btw. Factureer je juist rechtstreeks aan een particulier of aan een opdrachtgever waarvoor de verlegging niet geldt, dan reken je gewoon btw. Twijfel je of de verlegging in jouw situatie geldt, leg dat dan voor aan je boekhouder.

Betaaltermijnen, hoe snel moet er betaald worden

Als je met termijnen werkt, wil je ook dat die termijnen op tijd binnenkomen. De wet geeft je daar houvast bij. De standaard betalingstermijn tussen bedrijven is dertig dagen als je niets anders afspreekt. Onderling mag je met een zakelijke opdrachtgever een langere termijn afspreken, tot maximaal zestig dagen, mits dat schriftelijk gebeurt en niet onredelijk is.

Er is één belangrijke uitzondering. Sinds 1 juli 2022 mag een groot bedrijf een mkb-leverancier of zzp'er niet langer dan dertig dagen laten wachten. Voor lopende contracten gold een overgangsperiode tot 1 juli 2023. Spreekt een groot bedrijf toch een langere termijn af, dan is die afspraak ongeldig en geldt automatisch de termijn van dertig dagen. Werk je als onderaannemer voor een grote hoofdaannemer, dan is dit dus goed om te weten. Bij een particuliere opdrachtgever gelden deze zakelijke regels overigens niet op dezelfde manier, daar maak je de afspraak in je overeenkomst.

Waar het in de praktijk misgaat

De techniek van termijnfacturen is niet ingewikkeld. Toch zie ik het bij bouwbedrijven op steeds dezelfde punten misgaan, en bijna altijd komt dat doordat de termijnen in iemands hoofd zitten in plaats van in een systeem.

• De termijn wordt vergeten. Een fase is af, maar niemand denkt eraan de factuur te sturen, dus het geld komt weken te laat binnen.
• Er wordt op de kalender gefactureerd. De factuur gaat eruit op de eerste van de maand, terwijl de fase nog niet klaar is, en dan volgt de discussie.
• Het voorschot wordt niet verrekend. Aan het eind blijkt de opdrachtgever te veel of te weinig te hebben betaald, omdat het voorschot niet netjes is bijgehouden.
• Meerwerk gaat op de grote hoop. Extra werk wordt niet apart vastgelegd en verdwijnt in de laatste termijn, waar het onvindbaar wordt en tot gedoe leidt.
• Niemand weet wat er openstaat. Zonder overzicht van welke termijnen verstuurd en betaald zijn, mis je zicht op wat er nog moet komen.

Stuk voor stuk zijn dit geen fouten in de afspraken, maar in het bijhouden. En dat is nou juist het deel dat je kunt automatiseren.

Hoe je dit uit je hoofd en in je systeem krijgt

Het mooie aan termijnfacturen is dat het proces heel voorspelbaar is. Bij het aannemen van een klus staan de termijnen en hun voorwaarden al vast. Je hoeft alleen op het juiste moment de juiste factuur te sturen en te verrekenen. Dat is precies het soort werk dat een systeem beter doet dan een mens.

In de praktijk komt het erop neer dat je per project het termijnschema één keer vastlegt, met per termijn de fase, het deel en de voorwaarde. Zodra een fase op de planning als opgeleverd wordt afgevinkt, krijg je een seintje dat de bijbehorende termijn verstuurd kan worden. Het voorschot en de verrekening lopen automatisch mee, zodat de eindafrekening klopt. En je houdt in één overzicht bij welke termijnen open staan, verstuurd zijn en betaald zijn.

Zo'n opzet hoeft geen zwaar pakket te zijn. Vaak past het gewoon bij de manier waarop je nu al werkt, met een koppeling tussen je planning en je facturatie. Het resultaat is dat je eerder factureert, niets vergeet en altijd weet waar je staat. Ik help bouw- en installatiebedrijven regelmatig om die stap te zetten, van termijnen die in het hoofd zitten naar termijnen die het systeem bewaakt.

Loop jij vast op termijnen die te laat de deur uit gaan of op een voorschot dat niet klopt? Plan gerust een vrijblijvend gesprek in, dan kijken we samen hoe je jouw termijnfacturatie aan je voortgang kunt koppelen.