Marge per project zichtbaar maken: van omzet per maand naar winst per klus

Je maakt marge per project zichtbaar door bij elke klus niet alleen de omzet vast te leggen, maar ook alle kosten die bij die klus horen, en dan het verschil ertussen bij te houden. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zie ik dat de meeste bedrijven hun omzet per maand kennen en hun kosten op één grote hoop hebben staan. Aan het eind van het jaar weet je dan wel of het bedrijf als geheel winst maakte, maar niet welke projecten die winst opleverden en welke er stiekem geld bij inlegden.

In het kort

• Marge per project is de omzet van de klus min alle kosten die aan die klus toe te rekenen zijn.
• Je hebt drie soorten gegevens nodig: gewerkte uren per project, ingekochte materialen en onderaanneming per project, en een manier om je vaste kosten te verdelen.
• Het grootste struikelblok is niet de rekensom, maar dat uren en inkoop nooit aan een project gekoppeld worden.
• Begin klein: één betrouwbare marge per afgeronde klus is meer waard dan een perfect systeem dat er nooit komt.

Waarom omzet per maand je niets vertelt

Omzet per maand vertelt je hoeveel werk er de deur uitging, niet hoeveel je eraan overhield. Twee projecten met precies dezelfde omzet kunnen totaal verschillend uitpakken: bij het ene liep alles op rolletjes en bij het andere ging je drie keer terug om iets recht te zetten, stond er een dure onderaannemer op de klus en bleek het materiaal fors duurder dan begroot. In je maandcijfers zie je dat verschil niet, want daar staat gewoon dezelfde omzet.

Zolang je stuurt op omzet, stuur je dus eigenlijk blind. Je duwt op meer werk binnenhalen, terwijl het probleem misschien juist zit in het soort werk dat je aanneemt. Ik kom regelmatig bedrijven tegen die het razend druk hebben en toch niets overhouden. Bijna altijd blijkt dan dat een deel van de projecten structureel te krap is geprijsd of uit de hand loopt, maar dat niemand dat kan zien omdat de cijfers alleen op bedrijfsniveau bestaan.

Wat marge per project precies is

Marge per project is het verschil tussen wat een klus opbrengt en wat die klus kost. Daarbij is het handig om onderscheid te maken tussen twee niveaus. De brutomarge is de omzet min de directe kosten: de uren, het materiaal en de onderaanneming die je rechtstreeks aan het project kunt toewijzen. De nettomarge gaat een stap verder en trekt ook een deel van je vaste kosten af, zoals je bedrijfspand, verzekeringen, gereedschap en de tijd die je aan kantoor en offertes besteedt.

Voor de meeste bedrijven is de brutomarge per project de eerste winst die te behalen valt, want die is het makkelijkst te meten en het duidelijkst te sturen. Zodra je die per klus in beeld hebt, kun je de vertaalslag naar netto maken. Het gaat er niet om dat je tot achter de komma alles verdeelt. Het gaat erom dat je per project ziet of er onder de streep genoeg overblijft om je vaste lasten te dragen en er nog iets aan te verdienen.

Welke gegevens je nodig hebt

De rekensom zelf is niet moeilijk. De kunst zit in het verzamelen van de juiste gegevens, gekoppeld aan het juiste project. In de praktijk heb je deze onderdelen nodig:

• Uren per project. Iedereen die aan een klus werkt, legt zijn uren vast op dat project, niet op een algemene noemer als "werkplaats" of "diversen". Zonder uren per project mist je grootste kostenpost en klopt je marge nooit.
• Materiaal en inkoop per project. Inkooporders en leveranciersfacturen koppel je aan de klus waarvoor je ze bestelde. Anders belanden ze in een grote materiaalpot en weet je bij dure projecten niet waar het geld heen ging.
• Onderaanneming en ingehuurde krachten. Werk dat je uitbesteedt hoort net zo goed bij de kostprijs van het project als je eigen uren. Dit wordt vaak vergeten omdat het op een aparte factuur binnenkomt.
• Een verdeelsleutel voor vaste kosten. Voor de nettomarge reken je een opslag toe, bijvoorbeeld per gewerkt uur of als percentage over de directe kosten. Zo dragen alle projecten samen je overhead.

Zodra deze vier onderdelen aan een projectnummer hangen, rolt de marge er bijna vanzelf uit. Het draait dus niet om een ingewikkeld pakket, maar om de discipline dat elk uur en elke factuur een projectnummer meekrijgt.

Voorcalculatie en nacalculatie horen bij elkaar

Marge zichtbaar maken is pas echt waardevol als je twee momenten met elkaar vergelijkt. De voorcalculatie is je begroting vooraf: wat denk je dat de klus aan uren en materiaal gaat kosten, en welke prijs hang je eraan. De nacalculatie is de werkelijkheid achteraf: wat is het uiteindelijk geworden.

Het verschil tussen die twee is goud waard. Kwam je uren structureel te laag uit, dan weet je dat je volgende offerte scherper mag. Liep het materiaal uit de hand, dan kun je nagaan of dat aan de inkoopprijs lag of aan verspilling op de klus. Zonder die vergelijking blijf je elke offerte op gevoel maken en herhaal je dezelfde inschattingsfout keer op keer. Met een simpele terugkoppeling per afgerond project wordt je begroting elk kwartaal een stukje beter.

Waar het in de praktijk op vastloopt

De rekensom faalt zelden. Het verzamelen van de gegevens is waar het misgaat. De meest voorkomende oorzaken die ik tegenkom:

• Uren worden achteraf ingevuld. Op vrijdag uit het hoofd terugverzinnen wat je die week deed, levert ronde getallen op die niet kloppen. Vastleggen op de dag zelf, het liefst op locatie, is het halve werk.
• Inkoop krijgt geen projectnummer. Als de bestelbon of de leveranciersfactuur niet aan een klus gekoppeld wordt, verdwijnt een grote kostenpost uit beeld en lijkt elk project winstgevender dan het is.
• De gegevens staan in losse systemen. Uren in het ene programma, facturen in het boekhoudpakket, planning in een spreadsheet. Zolang die niet bij elkaar komen, moet iemand handmatig alles samenvoegen, en dan gebeurt het niet.
• Niemand is eigenaar van het cijfer. Als het van niemand is om de marge na te lopen, wordt het ook niet nagelopen. Eén vast moment per afgerond project maakt het verschil.

Het goede nieuws is dat je deze punten stuk voor stuk kunt oplossen zonder meteen alles te vervangen. Vaak is het genoeg om de invoer op één plek te laten samenkomen en de koppeling tussen uren, inkoop en project te automatiseren, zodat er geen handwerk meer bij hoeft.

Hoe je klein begint

Wacht niet op het perfecte systeem. Pak je laatste drie afgeronde projecten en reken de brutomarge met de hand na: omzet min de uren, min het materiaal, min de onderaanneming. Alleen die oefening levert vaak al verrassingen op en laat je zien welke gegevens je mist of moeizaam bij elkaar krijgt.

Wat je daar leert, bepaalt je volgende stap. Blijkt dat je uren het zwakke punt zijn, dan begin je daar. Blijkt dat de inkoop nergens aan gekoppeld is, dan pak je dat eerst. Zo bouw je stap voor stap iets op dat werkt in jouw bedrijf, in plaats van een groot pakket aan te schaffen waar de helft van ongebruikt blijft.

Wat je met de cijfers gaat doen

Marge per project is geen doel op zich, het is stuurinformatie. Zodra je ziet welk soort klus goed loopt en welk soort structureel tegenvalt, kun je andere keuzes maken: scherper offreren, bepaald werk vaker aannemen of juist afhouden, en op tijd ingrijpen als een lopend project uit de bocht dreigt te vliegen. Dat laatste kan alleen als je de marge niet pas achteraf ziet, maar tijdens de rit.

Uiteindelijk is dit het verschil tussen hard werken en er ook iets aan overhouden. Je hoeft er geen econoom voor te zijn en ook geen duur systeem voor aan te schaffen. Je hebt een manier nodig om per klus je omzet en je kosten bij elkaar te brengen, en de discipline om dat vol te houden.

Wil je weten hoe je dit voor je eigen bedrijf werkend krijgt zonder een halve administratie erbij? Plan gerust een vrijblijvend gesprek. Dan kijken we samen welke gegevens je al hebt en wat de kleinste stap is om marge per project echt zichtbaar te maken.