Urenregistratie: welke uren moet je precies vastleggen?

Je moet als werkgever de arbeids- en rusttijden van je medewerkers vastleggen. Dat volgt uit artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet. Het Europese Hof van Justitie bepaalde in 2019 bovendien dat je daarvoor een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moet hebben. Concreet betekent dat: begin- en eindtijd per dag, pauzes, en overwerk, op een manier die achteraf controleerbaar is en niet door één persoon zomaar aan te passen.

In het kort

• De Arbeidstijdenwet vraagt om een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden.
• Het Europese Hof bepaalde in 2019 dat het systeem objectief, betrouwbaar en toegankelijk moet zijn.
• Minimaal nodig: begin- en eindtijd per dienst, pauzes, overwerk, en wie iets wanneer heeft vastgelegd.
• Wettelijk voldoen levert een saldo op. Leg ook de opdracht vast en je hebt meteen je nacalculatie.

Zoek je hierop, dan kom je vooral terecht bij leveranciers van urenregistratiesoftware die naar hun eigen abonnement toewerken. Dit stuk gaat over de vraag daarachter: wat moet je systeem eigenlijk kunnen, zodat je zelf kunt beoordelen of wat je hebt volstaat.

Wat de wet vraagt

De kern is dat de werkgever een deugdelijke registratie voert van de arbeids- en rusttijden. Waarom dat er staat is belangrijk om te snappen: het is er niet voor de facturatie maar voor de bescherming van de werknemer. Toezicht moet kunnen controleren of iemand niet te lang doorwerkt en of de verplichte rust wordt gehaald.

Uit die bedoeling volgen de eisen die het Hof stelde. Objectief betekent dat de registratie niet afhangt van iemands geheugen of goede wil. Betrouwbaar betekent dat je er redelijkerwijs op kunt vertrouwen dat het klopt. Toegankelijk betekent dat de werknemer en de toezichthouder erbij kunnen.

Er bestaat een uitzondering voor werknemers die meer verdienen dan drie keer het wettelijk minimumloon. Voor die groep gelden de registratieverplichtingen uit de Arbeidstijdenwet niet op dezelfde manier. Dat is de nuance die vrijwel nooit genoemd wordt, maar het scheelt in de praktijk voor kantoorfuncties in het hogere segment.

Wat er minimaal in moet

Vier dingen, en die staan los van welk pakket je gebruikt.

• Begin- en eindtijd per dienst. Niet het totaal aantal uren, maar wanneer iemand begon en stopte. Alleen dan is de rust tussen twee diensten te controleren.

• Pauzes. Verplicht bij diensten boven een bepaalde lengte. Een systeem dat automatisch een half uur aftrekt zonder dat iemand iets invult is niet objectief, want dan registreer je een aanname.

• Overwerk en afwijkingen. Uren buiten het rooster horen zichtbaar te zijn, niet weggewerkt in een saldo.

• Wie het heeft vastgelegd en wanneer. Dit wordt bijna altijd vergeten. Als achteraf niemand kan zien wie een uur heeft gewijzigd, is de registratie niet betrouwbaar.

Waar het in de praktijk misgaat

Bij bedrijven met veel mensen buiten zie ik steeds dezelfde patronen.

• De uren komen op vrijdag binnen. Iedereen vult op vrijdagmiddag in wat hij die week gedaan heeft. Dat is per definitie een reconstructie en dus niet objectief. Bovendien klopt het bijna nooit precies, wat je ook merkt aan de discussies over meerwerk.

• Er wordt alleen een totaal geregistreerd. Acht uur op project X. Dan weet je niet wanneer iemand begon, dus je kunt de rusttijd niet controleren en je kunt overwerk niet zien.

• De planner past de uren aan. Dat is menselijk en vaak terecht, want er zit een typefout in. Maar als die aanpassing geen spoor achterlaat, is het hele register minder waard.

• Er zijn twee systemen. Een voor de salarisadministratie en een voor de projectadministratie, en die spreken elkaar tegen. Bij een controle is dat lastig uit te leggen.

Wat een goed systeem doet, ongeacht het merk

De belangrijkste eigenschap is dat registreren makkelijker is dan niet registreren. Zolang invullen meer moeite kost dan het overslaan, wint het overslaan. Dat is geen discipline maar ontwerp.

Concreet betekent dat: op de telefoon, met een of twee tikken, op het moment zelf. Iemand die aankomt op een adres drukt op start. Iemand die weggaat drukt op stop. De rest, zoals het project en de klant, staat al klaar omdat de planning weet waar hij is.

Daarnaast wil je dat correcties mogelijk zijn maar zichtbaar. Niet dat er niets aangepast kan worden, want er gaat altijd iets mis, maar dat je achteraf ziet wat de oorspronkelijke registratie was, wie hem heeft gewijzigd en waarom.

En je wilt één bron. Uren die zowel voor de loonadministratie als voor de projectnacalculatie worden gebruikt moeten uit dezelfde registratie komen, met eventueel verschillende weergaven eroverheen.

Het verschil tussen wettelijk en bruikbaar

Hier zit voor veel bedrijven de echte winst, en het is een ander onderwerp dan de wet.

De Arbeidstijdenwet vraagt om arbeids- en rusttijden. Dat zegt niets over waar iemand aan gewerkt heeft. Voor je bedrijfsvoering is dat tweede juist het interessantste: welk project heeft hoeveel uur gekost, welke klus liep uit, en waar zat dat in.

Een registratie die alleen aan de wet voldoet levert je een saldo op. Een registratie die ook de opdracht vastlegt levert je nacalculatie op. Het verschil in invoerinspanning is klein, mits de opdracht al bekend is uit de planning. Het verschil in bruikbaarheid is groot.

Dat is de reden dat ik urenregistratie zelden los bouw. Het hangt samen met de planning aan de ene kant en met de facturatie aan de andere.

Wanneer een standaardpakket volstaat

Eerlijk is eerlijk: voor veel bedrijven volstaat een standaardpakket prima. Als je mensen vaste diensten draaien, je werkt met een beperkt aantal projecten en je facturatie is eenvoudig, koop dan iets van de plank en klaar.

Het wringt op het moment dat jouw manier van rekenen niet in het pakket past. Uurtarieven die per klant verschillen, toeslagen die afhangen van het soort werk, facturatie per hectare naast facturatie per uur, of uren die eerst langs een opdrachtgever moeten voordat ze mogen worden gefactureerd. Dan ga je het pakket omzeilen met exportjes en een sheet ernaast, en ben je verder van huis dan toen je begon.

Wil je uitzoeken of jouw situatie in een pakket past of dat je beter iets op maat kunt inrichten? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan lopen we samen door hoe jouw uren nu lopen.