Je softwareleverancier is gestopt: wat nu?

Als je softwareleverancier stopt, is de eerste stap niet een nieuw pakket zoeken maar je gegevens veiligstellen. Zorg dat je een volledige export hebt in een leesbaar formaat, controleer of je nog toegang hebt tot de omgeving waar het draait, en zoek uit wie eigenaar is van de broncode. Pas als dat geregeld is, ga je nadenken over wat je in plaats daarvan wilt.

In het kort

• Stel eerst je gegevens veilig en denk daarna pas na over een nieuw pakket.
• Vraag schriftelijk om een volledige export, controleer of je bij de omgeving kunt en zoek uit wie eigenaar is van de code.
• Er zijn drie routes: overstappen naar een standaardpakket, de code laten overnemen, of opnieuw bouwen.
• Leg bij een volgende leverancier vast wie eigenaar is van de code, hoe je bij je gegevens komt en op wiens naam de accounts staan.

Dit overkomt meer bedrijven dan je denkt. Een leverancier die met pensioen gaat, een klein bureau dat ermee stopt, een pakket dat wordt overgenomen en uitgefaseerd. Het is bijna nooit kwade wil en dat maakt het niet minder vervelend, want je bedrijfsvoering hangt eraan.

Wat je in de eerste week doet

In volgorde van belangrijkheid.

• Vraag om een volledige export van je gegevens. Niet een pdf-rapport maar de onderliggende gegevens, in een formaat dat je later kunt inlezen. Denk aan CSV-bestanden per tabel of een databasedump. Vraag dit schriftelijk en vraag om een datum. Dit is het enige dat echt onvervangbaar is: een pakket kun je vervangen, tien jaar klanthistorie niet.

• Controleer of je bij de omgeving kunt. Waar draait het, op wiens account staat de hosting, en op wiens naam staat het domein. Als dat allemaal bij de leverancier ligt, ben je afhankelijk van zijn medewerking om überhaupt bij je eigen systeem te komen.

• Zoek uit wat er over de broncode is afgesproken. Kijk in je contract. Er zijn grofweg drie situaties: je bent eigenaar van de code, je hebt een gebruiksrecht maar de leverancier is eigenaar, of er staat niets in. Dat laatste komt het vaakst voor en betekent in de praktijk dat je moet onderhandelen.

• Vraag om een overdracht, ook als je nog niet weet wat je gaat doen. Een leverancier die stopt is meestal bereid uit te leggen hoe het in elkaar zit, zolang hij er nog is. Over een half jaar is die bereidheid vaak verdwenen.

Hoe lang je kunt doorwerken

Dit hangt af van waar het draait.

Draait het op je eigen server of in een omgeving waar jij bij kunt, dan blijft het werken zolang er niets verandert. De risico's zitten in wat eromheen gebeurt: een besturingssysteem dat niet meer wordt bijgewerkt, een certificaat dat verloopt, een koppeling met een pakket dat zijn API wijzigt.

Draait het bij de leverancier, dan werk je door tot hij de stekker eruit trekt. Vraag daar een datum voor en leg die vast.

In beide gevallen: laat dit niet aanmodderen tot het niet meer werkt. Onder tijdsdruk overstappen is duurder en risicovoller dan gepland overstappen.

De drie routes

• Overstappen naar een standaardpakket. Kijk of er inmiddels iets bestaat dat past. In de jaren dat jouw systeem draaide is de markt veranderd. Het punt om op te letten is het stuk waar jouw manier van werken afwijkt, want daar is jouw oude systeem waarschijnlijk speciaal voor gemaakt.

• De code laten overnemen. Als je eigenaar bent van de code of hem kunt kopen, kan een andere partij het onderhoud oppakken. Dat is soms de goedkoopste weg, vooral als het systeem gewoon doet wat het moet doen. Laat wel eerst iemand naar de code kijken, want een onderhoudbaar systeem is iets anders dan een werkend systeem.

• Opnieuw bouwen. Klinkt zwaar, maar valt vaak mee omdat je precies weet wat je nodig hebt. Je hebt jaren met dat systeem gewerkt, dus je weet welke onderdelen echt worden gebruikt. In de praktijk blijkt dat vaak een derde van wat erin zit.

Wat je meeneemt en wat je laat liggen

Bij een overstap is de verleiding groot om alles precies zo te maken als het was. Dat is zelden de beste keuze.

Kijk eerst welke schermen echt worden gebruikt. Bij bijna elk gegroeid systeem is er een kern die dagelijks draait en een schil die ooit is gemaakt voor iets wat niet meer speelt. Die schil hoef je niet mee te nemen.

Kijk daarna naar de dingen die altijd al irriteerden. Een overstap is het enige moment waarop je die zonder extra kosten kunt rechtzetten, want je bouwt het toch opnieuw.

En kijk naar de gegevens. Historie neem je mee, maar niet altijd volledig. Vaak volstaat het om de laatste paar jaar actief mee te nemen en de rest als archief beschikbaar te houden.

De les voor de volgende keer

Als dit je overkomt, is het verstandig om bij de volgende leverancier drie dingen vast te leggen. Dat kost bij het aangaan bijna niets en het scheelt later enorm.

• Wie is eigenaar van de code. Leg het vast, in welke richting dan ook, zodat er geen discussie ontstaat als het misgaat.

• Waar staan de gegevens en hoe kom je erbij. Spreek af dat je op elk moment een volledige export kunt opvragen in een gangbaar formaat, en probeer dat een keer uit terwijl alles nog goed gaat.

• Op wiens naam staan de accounts. Hosting, domein, externe diensten. Zet ze op naam van je eigen bedrijf en geef de leverancier toegang, niet andersom.

Dat is geen wantrouwen. Dat is hetzelfde als de sleutel van je eigen pand in eigen beheer houden, ook als de schoonmaker een reservesleutel heeft.

Hoe ik hier zelf mee omga

Ik ben een eenmanszaak, dus dit is een reële vraag als je met mij in zee gaat. Daarom regel ik het standaard zo: de code is van de klant, de omgeving draait op accounts van de klant, en de gegevens zijn op elk moment volledig te exporteren.

Dat betekent dat je niet aan mij vastzit. Het betekent ook dat als mij iets overkomt, een andere ontwikkelaar het kan overnemen zonder dat er iets hoeft te worden uitonderhandeld.

Zit je nu met een systeem waarvan de leverancier is gestopt? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan kijk ik met je mee wat je hebt en wat de verstandigste route is.