Uren kloppen niet met de factuur? Zo zet je de lekken dicht

Als de uren op je factuur niet kloppen met wat er echt gewerkt is, zit het probleem bijna nooit in de factuur zelf. Het zit in de weg ernaartoe: uren worden op drie of vier plekken opnieuw opgeschreven, elke keer een beetje anders, en niemand legt ze aan het eind nog naast elkaar. Je lost het op door te kiezen waar een uur voor het eerst wordt vastgelegd, dat ene getal door te laten lopen tot op de factuur, en verschillen te laten zien voordat de factuur de deur uitgaat in plaats van erna.

In het kort

• Uren lekken weg tussen werkbon, urenbriefje, loonadministratie en factuur, omdat elk van die stappen het getal opnieuw overschrijft.
• De meeste verschillen ontstaan door afronden, reistijd, meerwerk dat niet apart staat en uren die op de verkeerde klus worden geboekt.
• Je begint met één bron per uur: de plek waar het uur voor het eerst wordt genoteerd, is de plek waar iedereen het daarna vandaan haalt.
• Een korte controle per klus voor het factureren vangt de meeste fouten af, nog voordat je klant ze ziet.

Zo merk je dat je uren weglekken

De projectleider zegt dat er drie dagen met twee man op een klus is gestaan. Op de factuur staat iets minder dan twee dagen. Of andersom: de klant belt verbaasd op omdat er meer uren in rekening zijn gebracht dan hij zelf heeft zien werken.

De signalen zijn bijna altijd dezelfde:

• De loonadministratie en de facturen lopen niet gelijk. Je betaalt je mensen voor meer uren dan je bij klanten in rekening brengt, en niemand kan precies aanwijzen waar het verschil zit.
• Kantoor moet bij elke factuur bellen. Iemand op kantoor zit met een stapel briefjes en moet de monteur of uitvoerder nog even vragen hoe het zat.
• Klanten stellen vragen over de uren. Niet vaak, maar vaak genoeg om te merken dat je het zelf ook niet zeker weet.
• Je nacalculatie zegt niets. Als je achteraf wilt zien of een klus goed geprijsd was, kloppen de uren niet genoeg om er iets uit te halen.

Stel: een installatiebedrijf met vijftien man laat de monteurs hun uren op de werkbon zetten, daarna ook nog op een weekbriefje voor het loon, en kantoor tikt de uren van de werkbon over in het factuurprogramma. Drie keer hetzelfde getal, drie keer een kans dat het anders wordt. Dat is geen slordigheid van mensen, dat is hoe het proces is ingericht.

Waar het verschil precies ontstaat

Als je het proces van een uur volgt, van het moment dat er gewerkt wordt tot het moment dat het op de factuur staat, kom je steeds dezelfde lekken tegen.

• Afronden. De monteur schrijft op de bon "ochtend" of "4 uur", op het weekbriefje staat 4,5 uur omdat hij zijn reistijd meetelt, en kantoor rondt af naar wat op de offerte stond.
• Reistijd en wachttijd. Wordt reistijd doorbelast of niet, en vanaf waar? Als daar geen vaste afspraak over is, beslist iedereen het voor zichzelf.
• Meerwerk dat niet apart staat. Het extra werk wordt wel gedaan, maar zit verstopt in de gewone uren of staat alleen in iemands hoofd. Bij het factureren wordt het vergeten of weggelaten omdat niemand zeker weet of het is afgesproken.
• Uren op de verkeerde klus. Een monteur die op één dag bij twee klanten is geweest, zet alles op de eerste. De ene klant krijgt te veel, de andere te weinig.
• Late of ontbrekende bonnen. Een bon die pas na een week terugkomt, wordt ingevuld uit het geheugen. Daar zitten bijna altijd gaten in.

Waarom het zo gegroeid is

Bijna geen enkel bedrijf heeft dit zo bedacht. Het groeit gewoon.

In het begin schrijft de eigenaar zelf de uren op en maakt hij zelf de factuur. Er is één bron: zijn agenda of zijn schrift. Dan komen er mensen bij. Voor het loon is een weekbriefje nodig, dus dat komt erbij. Voor de klant moet er een werkbon getekend worden, dus die komt er ook bij. Later komt er een factuurprogramma, en iemand op kantoor gaat de uren daarin zetten.

Elke stap op zich is logisch. Maar niemand heeft ooit gezegd welke van die plekken de echte is. Dus als de werkbon en het weekbriefje van elkaar verschillen, kiest kantoor er één, en dat is vaak degene die het eerst op het bureau ligt.

Daar komt bij dat loon en factuur een andere vraag beantwoorden. Voor het loon wil je weten hoeveel iemand gewerkt heeft. Voor de factuur wil je weten hoeveel uur je bij deze klant in rekening mag brengen. Die twee getallen hoeven niet gelijk te zijn, maar je moet wel kunnen uitleggen waarom ze verschillen. Als dat niet lukt, lekt er iets weg.

Wat je morgen zelf al kunt doen

Je hoeft niet meteen een nieuw systeem te kiezen. Er zijn een paar dingen die je deze week al kunt regelen, ook als je alles nog op papier of in Excel doet.

• Pak één klus en volg de uren. Kies een afgeronde klus van de afgelopen maand. Leg werkbon, weekbriefjes en factuur naast elkaar en schrijf op waar de getallen verschillen. Eén klus vertelt je meer dan een maand nadenken.
• Spreek af wat er doorbelast wordt. Leg op één A4 vast hoe je omgaat met reistijd, wachttijd, pauzes en afronden. Bespreek het met je monteurs, zodat iedereen het op dezelfde manier noteert.
• Zet meerwerk apart op de bon. Een aparte regel of een vakje "meerwerk, afgesproken met" maakt al een groot verschil. Dan hoeft kantoor niet te raden.
• Eén klus per regel. Vraag je mensen om bij twee klussen op een dag ook twee regels te gebruiken, met de tijden erbij.

Eén bron per uur

De echte oplossing is simpel om te zeggen en lastiger om te doen: een uur wordt maar op één plek vastgelegd, en alle andere stappen halen het daar vandaan.

Meestal is dat de plek het dichtst bij het werk zelf: de werkbon of de urenregistratie van de monteur, op het moment dat hij klaar is. Vanuit daar gaat het uur naar het loon, naar de klus en naar de factuur. Niemand tikt het nog over.

Dat betekent een paar dingen voor je proces:

• Vastleggen op het moment zelf. Niet aan het eind van de week, maar direct na de klus. Op een telefoon of tablet gaat dat het makkelijkst, maar het gaat om het moment, niet om het apparaat.
• Per klus en per soort uur. Gewone uren, meerwerk, reistijd. Dan kun je per soort beslissen wat er op de factuur komt.
• Kantoor controleert, maar tikt niet over. De rol van kantoor verandert van invoeren naar nakijken. Dat is minder werk en minder foutgevoelig.

Op je factuur moet je trouwens ook duidelijk maken wat je hebt geleverd. Bij de wettelijke eisen aan een factuur hoort ook een omschrijving van wat je hebt gedaan en hoeveel. Hoe beter je uren per klus en per soort zijn vastgelegd, hoe makkelijker het is om dat helder op te schrijven, en hoe minder vragen je klant heeft.

Een korte controle voordat de factuur weggaat

Ook met één bron gaat er wel eens iets mis. Daarom werkt het goed om vlak voor het factureren nog één keer per klus te kijken. Niet alle uren opnieuw narekenen, maar een paar vaste vragen stellen.

• Kloppen de gewerkte uren met de uren op de factuur? En als ze verschillen, is daar een reden voor, zoals reistijd die je niet doorbelast?
• Staat het meerwerk erop? Alles wat als meerwerk is vastgelegd, hoort op de factuur of er is bewust voor gekozen het niet te rekenen.
• Wijkt het sterk af van de offerte of de planning? Een flinke afwijking is niet per se fout, maar wel iets om even na te gaan voordat de klant het doet.
• Zijn alle bonnen binnen? Een factuur maken terwijl er nog een bon in de bus ligt, is vragen om een creditnota.

Als je uren op één plek staan, kan zo'n controle grotendeels vanzelf. Het systeem zet de gewerkte uren, de gefactureerde uren en de begrote uren naast elkaar en laat alleen de klussen zien waar iets opvalt.

Wanneer Excel niet meer genoeg is

Met een goed ingericht Excel-bestand kom je een heel eind, zeker als je met een paar mensen werkt. Het gaat knellen op het moment dat meerdere mensen tegelijk uren invoeren, als monteurs onderweg niet goed bij het bestand kunnen, of als je dezelfde uren in een ander programma nodig hebt voor loon of facturen.

Dan ben je weer aan het overtikken, en begint het lekken opnieuw. Dat is het moment om te kijken naar iets dat de uren één keer vastlegt en ze zelf doorgeeft aan planning, loon en factuur. Dat hoeft geen groot pakket te zijn. Vaak is een kleine toepassing die precies jouw manier van werken volgt, gekoppeld aan wat je al hebt, genoeg.

Herken je dit, en wil je weten waar de uren bij jou weglekken? Plan een vrijblijvend gesprek met mij. Dan lopen we samen één klus na, van werkbon tot factuur, en kijk ik met je mee waar je het eerst kunt dichtzetten.