Meerwerk vastleggen zonder ruzie

Meerwerkdiscussies gaan bijna nooit over het geld zelf. Ze gaan erover dat niemand op het moment zelf heeft opgeschreven wat er is afgesproken. Wil je meerwerk vastleggen zonder dat het op ruzie uitloopt, dan leg je elk stukje extra werk vast op het moment dat het ontstaat: wat het is, waarom het nodig is, wat het kost of hoe je het berekent, en dat de klant akkoord is. Doe je dat voordat je begint, dan valt er achteraf weinig meer te betwisten.

In het kort

• Meerwerk loopt bijna altijd mis op de vastlegging, niet op de prijs zelf.
• De wet verplicht je om de klant op tijd te waarschuwen dat het werk duurder wordt.
• Leg elk stukje meerwerk op het moment zelf vast, met omschrijving, reden, prijs en akkoord.
• Een vast proces in plaats van losse briefjes voorkomt de meeste discussies.

Waarom meerwerk zo vaak misgaat

Meerwerk is niet het probleem. Bij vrijwel elke klus verandert er onderweg iets: de klant bedenkt zich, de situatie op locatie blijkt anders dan op de tekening, of er komt een wens bij die niemand had voorzien. Dat hoort erbij. Het gaat pas mis op het moment dat de rekening komt en de klant zich niet herkent in wat erop staat.

Wat dan opvalt, is dat de discussie zelden over een tarief gaat. Ze gaat over de vraag of iets nou wel of niet was afgesproken, wie wat heeft gezegd, en of de klant had kunnen weten dat het extra zou kosten. Dat zijn geen prijsvragen maar geheugenvragen. En het geheugen van twee partijen loopt na een paar weken bijna altijd uiteen. Een meerwerkdiscussie is daarom bijna altijd een vastleggingsprobleem dat zich voordoet als een geldprobleem.

De kern is dus simpel: je lost meerwerkruzies niet op met een strengere prijsafspraak, maar met een moment van vastleggen dat vroeg genoeg in het proces zit. Voordat het werk is gedaan, niet erna.

Wat de wet van je vraagt

Voor je iets in je proces bouwt, is het goed om te weten waar je wettelijk aan toe bent. Bij aanneming van werk staat de kern in artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek. Kort gezegd: als een wijziging of toevoeging van de opdrachtgever leidt tot hogere kosten, mag je die extra kosten in rekening brengen, maar alleen als je de opdrachtgever op tijd hebt gewezen op de noodzaak van die prijsverhoging. Waarschuw je niet, dan loop je het risico dat je het meerwerk niet vergoed krijgt.

De Hoge Raad heeft dit op 1 juli 2022 verduidelijkt (ECLI:NL:HR:2022:989). Uit dat arrest volgt dat je de klant niet vooraf het exacte bedrag hoeft te noemen. Voldoende is dat je duidelijk maakt dat het werk duurder wordt. Daarna ligt er ook een verantwoordelijkheid bij de klant: die moet zelf navraag doen naar de omvang van de kosten. Dat klinkt gunstig, maar reken je niet rijk, want je moet nog steeds kunnen aantonen dat je hebt gewaarschuwd. Zonder vastlegging heb je dat bewijs niet.

Werk je voor particulieren, dan geldt er meer. Bij consumenten heb je een informatieplicht die verder gaat dan alleen waarschuwen. Voordat het meerwerk wordt uitgevoerd, moet je de consument duidelijk en begrijpelijk informeren over de prijs, of over de manier waarop je die berekent als het bedrag nog niet vaststaat. Leg je dat niet vast en stemt de klant niet aantoonbaar in, dan kan een deel van de meerwerkafspraak sneuvelen en hoeft de klant het niet te betalen, ook al is het werk al gedaan. De boodschap uit de rechtspraak is elke keer dezelfde: waarschuwen is goed, maar aantoonbaar vastleggen is wat je echt beschermt.

Wat je bij elk stukje meerwerk vastlegt

Vastleggen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat erom dat je bij elk stukje meerwerk steeds dezelfde vijf dingen noteert, zodat er achteraf geen ruimte is voor uitleg. Dit is het minimum:

• Wat het is. Een korte, concrete omschrijving van het extra werk, zodat iedereen hetzelfde voor zich ziet.
• Waarom het nodig is. De reden of aanleiding, bijvoorbeeld een wijziging van de klant of een situatie op locatie die anders bleek.
• Wat het kost. Een bedrag, of de berekeningswijze als het nog niet precies vaststaat, bijvoorbeeld op basis van uren en materiaal.
• Wie akkoord is. De naam van degene die instemt en het moment waarop dat gebeurde.
• Wanneer. De datum, zodat de volgorde van afspraken later terug te halen is.

Deze vijf punten samen zijn je bewijs. Ze zijn precies wat een rechter of geschillencommissie wil zien, en belangrijker nog, ze zijn wat de discussie aan de keukentafel voorkomt.

Leg het vast op het moment zelf

De grootste winst zit niet in wat je vastlegt, maar in wanneer. Meerwerk dat je pas aan het eind van de klus bij elkaar veegt, is per definitie een reconstructie. Je vraagt je monteurs wat er ook alweer was, je zoekt in de appjes, en je hoopt dat de klant het zich net zo herinnert. Dat gaat vaak net niet goed.

Leg je het daarentegen vast op het moment dat het ontstaat, dan werk je met de feiten die op tafel liggen en met een klant die er op dat moment nog bovenop zit. Instemming vragen voordat je begint voelt soms ongemakkelijk, zeker als je al met je gereedschap in de hand staat. Maar dat korte moment van bevestiging is precies wat je later een lange discussie bespaart. Een klant die vooraf ja zegt, zegt achteraf zelden nee.

Praktisch betekent dit dat het vastleggen moet gebeuren waar het werk gebeurt: op de bouwplaats, bij de klant, op het moment zelf. Niet op kantoor, twee weken later. Alles wat die afstand in tijd en plaats overbrugt, helpt.

Van los briefje naar vast proces

De meeste bedrijven leggen meerwerk wel ergens vast, maar overal net iets anders. De een stuurt een appje, de ander schrijft het op een werkbon, een derde onthoudt het en mailt het later. Zolang het van de persoon en het moment afhangt, blijft er meerwerk tussen wal en schip vallen. Een vast proces haalt die willekeur eruit. Dat hoeft geen dik systeem te zijn, maar wel een vaste manier van werken:

• Een vaste plek. Alle meerwerk komt op dezelfde plek terecht, niet verspreid over mail, app en papier.
• Een vast moment. Meerwerk wordt vastgelegd op het moment dat het ontstaat, als vast onderdeel van het werk.
• Een vaste vorm. Steeds diezelfde vijf gegevens, zodat er nooit iets ontbreekt.
• Een akkoord dat blijft staan. De instemming van de klant wordt vastgelegd en is later terug te vinden, niet alleen mondeling gegeven.
• Een directe koppeling met je factuur. Wat is afgesproken, komt zonder overtypen op de rekening, zodat de factuur klopt met wat de klant heeft goedgekeurd.

Zodra dit staat, verandert er iets in de sfeer met je klanten. Meerwerk wordt een normaal, transparant onderdeel van de klus in plaats van een verrassing op de eindafrekening.

Waar software je werk uit handen neemt

Een vast proces kun je met pen en papier beginnen, en voor een klein bedrijf is dat vaak genoeg om de grootste ellende te voorkomen. Zodra je met meerdere mensen werkt of meerdere klussen tegelijk hebt lopen, gaat papier je in de weg zitten. Dan wil je dat het vastleggen op locatie gebeurt, dat de klant ter plekke akkoord kan geven, en dat wat er is afgesproken automatisch bij de juiste klus en de juiste factuur terechtkomt.

Dat is precies het soort proces dat je in maatwerk kunt vangen: een eenvoudige manier om meerwerk op de bouwplaats te noteren, met een akkoord dat blijft staan en een directe lijn naar je administratie. Geen dubbele invoer, geen losse briefjes, en aan het eind van de klus een rekening die klopt met wat er is afgesproken. Ik help ondernemers in het mkb om dat soort processen op maat in te richten, zodat het bij jouw manier van werken past en niet andersom.

Loop jij ook regelmatig tegen meerwerkdiscussies aan en wil je weten hoe je dat in je eigen proces oplost? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen waar bij jou de winst zit.