Werkbon-app voor monteurs die ook offline werkt

Een werkbon-app die offline werkt, slaat de gegevens op de telefoon zelf op en stuurt ze door zodra er weer verbinding is. Dat klinkt vanzelfsprekend maar veel apps doen het niet: die hebben verbinding nodig om iets te kunnen opslaan. Werk je in kelders, in het buitengebied of in een technische ruimte, dan is dat het verschil tussen een app die gebruikt wordt en een app die op de plank belandt.

In het kort

• Offline betekent drie verschillende dingen. Wat je nodig hebt is invoeren zonder verbinding en versturen zodra er bereik is.
• Test dat bij een demonstratie gewoon door de vliegtuigmodus aan te zetten.
• Technisch loopt het vast op gelijktijdige wijzigingen, nummers uitdelen, foto's versturen en terugkoppeling of het gelukt is.
• Een bon die alleen wordt verzameld is een digitaal klembord. De winst zit in wat de bon in gang zet.

In de Betuwe en de Vallei is dit een reëel probleem. Een schuur achter een fruitbedrijf, een meterkast in een oud pand, een kas met veel staal erin. Overal waar het bereik wegvalt en de monteur toch zijn bon moet invullen.

Wat offline echt betekent

Er zijn drie niveaus, en leveranciers zijn er niet altijd duidelijk over.

• Alleen lezen offline. De app onthoudt wat er eerder is opgehaald, zodat je de opdracht nog kunt zien. Invoeren kan niet. Dit is het meest voorkomende en het minst bruikbare.

• Invoeren offline, versturen bij verbinding. Je vult de bon volledig in, de app bewaart hem lokaal, en zodra er bereik is gaat hij weg. Dit is wat je nodig hebt.

• Volledig offline werken. Ook opzoeken van artikelen, klantgegevens en eerdere bezoeken zonder verbinding. Dat vraagt dat er een kopie van die gegevens op het toestel staat, en dat brengt eigen vragen mee over hoeveel en hoe lang.

Vraag bij een demo altijd door. Zet de vliegtuigmodus aan tijdens de demonstratie en kijk wat er gebeurt. Dat is de eerlijkste test die er is en hij duurt tien seconden.

Waar het technisch op vastloopt

Offline werken is niet moeilijk omdat opslaan moeilijk is. Het is moeilijk vanwege wat er daarna gebeurt.

• Twee mensen wijzigen hetzelfde. De monteur past de bon aan terwijl kantoor de opdracht verplaatst. Als beide wijzigingen binnenkomen, moet er een keuze worden gemaakt. Dat moet vooraf zijn bedacht, anders wint willekeurig een van de twee.

• Nummers uitdelen. Als een bon een volgnummer krijgt en twee monteurs maken tegelijk offline een bon aan, kun je die nummers niet lokaal uitdelen zonder botsing. Dat los je op door lokaal een tijdelijk kenmerk te gebruiken en het definitieve nummer pas bij synchronisatie toe te kennen.

• Foto's. Een werkbon met vijf foto's is al gauw een flinke hoeveelheid gegevens. Die versturen over een matige verbinding vraagt om verkleinen, om verzenden in delen en om hervatten na een onderbreking. Dit is de meest voorkomende reden dat synchronisatie blijft hangen.

• Weten of het gelukt is. De monteur moet kunnen zien of zijn bon is aangekomen. Zonder die terugkoppeling gaat iemand voor de zekerheid alles nog een keer invullen, of belt hij het kantoor.

Wat er op een goede werkbon staat

Los van de techniek is dit waar het over gaat. Zes dingen, en niet meer.

Wie er is geweest en hoe lang. Begin- en eindtijd, niet een totaal.

Wat er is gedaan. In gewone taal, plus een keuze uit standaardhandelingen zodat het achteraf te tellen is.

Welk materiaal is gebruikt. Uit een korte lijst met de artikelen die deze monteur normaal gebruikt, niet uit het volledige assortiment.

Wat de bevindingen zijn. Eventueel met foto's, want een foto voorkomt de meeste discussies.

Of er vervolgwerk nodig is. Dit vergeten mensen vaak in te bouwen, terwijl het commercieel het interessantste veld op de hele bon is.

En een handtekening of bevestiging van de klant, als dat in jouw branche gebruikelijk is.

Wat er daarna mee moet gebeuren

Een werkbon-app die alleen bonnen verzamelt is een digitale versie van het klemboord. De winst zit erin dat de bon iets in gang zet.

De uren gaan naar de urenregistratie zonder overtypen. Het materiaal wordt afgeboekt van de voorraad. De bon wordt de basis voor de factuur, inclusief het meerwerk dat erop staat. En als er vervolgwerk is gemeld, komt er automatisch een melding bij de werkvoorbereiding.

Dat is het verschil tussen tijdwinst voor de monteur en tijdwinst voor het bedrijf. De eerste is aardig, de tweede betaalt de investering terug.

Standaardpakket of maatwerk

Er zijn veel werkbon-apps en veel ervan zijn goed. Begin daar, want het is sneller en goedkoper dan bouwen.

Waar het gaat wringen is meestal niet de bon zelf maar de aansluiting op de rest.

Als je artikelcodes afwijken van wat het pakket verwacht. Als je facturatie combinaties kent die het pakket niet aankan, bijvoorbeeld uurwerk en aanneemsom door elkaar. Als je met contracten werkt waarbij bepaalde handelingen wel en andere niet worden doorbelast. Of als er een koppeling nodig is met een pakket dat de leverancier niet ondersteunt.

Op dat moment ga je met exportjes werken en handmatig overzetten, en dan heb je de nadelen van een pakket zonder de voordelen.

Een tweede reden om zelf te bouwen is als de bon een eigen stap in jouw proces heeft die nergens anders bestaat. Een keuring die moet worden vastgelegd, een controle die twee handtekeningen vraagt, een meting die in een bepaald formaat naar een opdrachtgever moet.

Hoe ik dit aanpak

Beginnend bij de monteur, niet bij kantoor. Het scherm dat hij in zijn hand heeft bepaalt of het werkt. Als invullen langer duurt dan het opschrijven op een briefje, verliest de app.

Praktisch betekent dat: zo min mogelijk velden zichtbaar, alles wat bekend is vooraf ingevuld, korte keuzelijsten in plaats van zoekvelden, en grote knoppen die met werkhandschoenen te bedienen zijn.

Daarna pas de doorstroom naar uren, voorraad en facturatie. Dat is het deel waar het geld zit, maar het werkt alleen als de invoer klopt.

Loop je hiertegenaan? Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen hoe jouw bonnen nu binnenkomen en wat er realistisch aan te verbeteren valt.