Een dashboard maken van gegevens uit verschillende pakketten

Een dashboard dat gegevens uit meerdere pakketten combineert bouw je in drie stappen: je haalt de gegevens periodiek op via de API of een export, je zet ze in één plek waar ze dezelfde vorm krijgen, en daarna toon je ze. De moeilijkste stap is de tweede, niet de derde. Grafieken maken is het makkelijkste deel van dit hele verhaal.

In het kort

• Begin bij de beslissing die je regelmatig neemt en niet bij de gegevens die toevallig beschikbaar zijn.
• Grafieken maken is het makkelijkste deel. Het samenvoegen van de bronnen is het echte werk.
• De struikelblokken: dezelfde klant met verschillende namen, perioden die niet gelijklopen, definities die verschillen en correcties achteraf.
• Realtime is bijna nooit nodig, maar zet er wel bij wanneer de gegevens zijn opgehaald.

De vraag komt meestal van iemand die de maandcijfers pas halverwege de volgende maand ziet, en dan uit drie bestanden bij elkaar moet rapen. Wat die persoon wil is één scherm met omzet, uren en openstaande posten. Dat is geen zwaar analyseproject, en het is jammer dat het vaak zo wordt aangeboden.

Begin bij de beslissing, niet bij de gegevens

De klassieke fout is beginnen met alles wat beschikbaar is en dan kijken wat er interessant uitziet. Dan krijg je een scherm met achttien grafieken waar na twee weken niemand meer naar kijkt.

Begin andersom. Welke beslissing neem je regelmatig en welke informatie mis je daarbij.

Bij de bedrijven waar ik kom komt het meestal neer op vier vragen. Hoeveel werk hebben we in de pijplijn. Zijn we op tijd met wat we hebben beloofd. Wat staat er open bij klanten. En loopt dit project uit de tijd.

Vier vragen, dus vier getallen op één scherm. Alles wat daar niet aan bijdraagt komt er niet op.

Waar de gegevens vandaan komen

De meeste kleine bedrijven hebben er drie of vier.

Het boekhoudpakket weet van facturen, betalingen en openstaande posten. Dat is de betrouwbaarste bron die je hebt, want daar wordt op gecontroleerd.

Het planning- of projectsysteem weet wat er gepland staat, wat er in uitvoering is en wat er is opgeleverd.

De urenregistratie weet wat er werkelijk aan is besteed.

En soms is er een verkoop- of offertesysteem dat de pijplijn kent.

De uitdaging is niet dat je er niet bij kunt. De uitdaging is dat ze niet dezelfde taal spreken.

Waar het echt in gaat zitten

Dit is het deel dat in offertes vaak wordt onderschat.

• Dezelfde klant heeft verschillende namen. In het ene systeem staat Jansen Installatietechniek BV, in het andere Jansen Install. Zonder een sleutel die beide kanten kennen, zoals een KvK-nummer of een klantnummer, kun je de gegevens niet naast elkaar leggen. Bij bestaande gegevens betekent dat één keer handmatig koppelen.

• Perioden lopen niet gelijk. Uren worden geboekt op de dag van uitvoering, facturen op de factuurdatum, betalingen op de betaaldatum. Als je die door elkaar gebruikt, kloppen je maandcijfers niet en ga je zoeken naar een fout die er niet is.

• Definities verschillen. Wat is omzet: gefactureerd, of opgeleverd. Wat is een openstaand project: nog niet afgerond, of nog niet gefactureerd. Die keuzes moet je maken en opschrijven, anders discussieert iedereen over de cijfers in plaats van over de zaak.

• Correcties achteraf. Een creditfactuur, een gecorrigeerd uur. Als je gegevens één keer ophaalt en daarna niet meer bijwerkt, loopt je dashboard uit de pas met de werkelijkheid.

Als dit goed is opgelost, is een grafiek maken een middag werk.

Hoe vers moeten de cijfers zijn

Bijna niemand heeft realtime nodig, en het maakt de bouw fors duurder.

Eén keer per nacht verversen is voor de meeste vragen ruim voldoende. Voor sommige dingen, zoals de bezetting van vandaag, wil je actueler. Maak dat dan een uitzondering in plaats van de norm.

Belangrijker dan versheid is dat er zichtbaar bij staat wanneer de gegevens zijn opgehaald. Een dashboard zonder tijdstempel wordt op het verkeerde moment vertrouwd.

Bouwen of een bestaand hulpmiddel

Er zijn goede rapportagehulpmiddelen die verbinding maken met veel pakketten. Als jouw vraag daarmee te beantwoorden is, gebruik die dan. Dat is sneller en goedkoper.

Waar ze tegenaan lopen is het punt hierboven: het samenvoegen. Die hulpmiddelen zijn sterk in visualiseren en zwak in het oplossen van tegenstrijdige definities en ontbrekende sleutels. Zodra jouw vraag daar over gaat, ben je in zo'n hulpmiddel bezig met omwegen.

Het tweede punt is de gebruiker. Een rapportagepakket is gemaakt voor iemand die met gegevens wil spelen. De baas van een bedrijf van vijftien man wil geen filters, hij wil vier getallen die kloppen als hij zijn telefoon pakt. Dat is een ander product.

Wat ik meestal bouw

Een eenvoudige verzamellaag die 's nachts de gegevens ophaalt en opslaat in één vorm, met de vertaling van klantnamen en definities op één plek. Daarboven een scherm met de vier of vijf getallen die er toe doen, en per getal de mogelijkheid om door te klikken naar de onderliggende regels.

Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Een getal waar je niet achter kunt kijken wordt niet vertrouwd, en terecht. Zodra iemand op de openstaande posten kan klikken en de facturen ziet, wordt het dashboard een werkinstrument in plaats van een plaatje.

En omdat de gegevens dan toch al verzameld zijn, kun je er later meer op bouwen zonder opnieuw te beginnen.

Wil je weten wat er in jouw geval mogelijk is met de pakketten die je hebt? Plan gerust een vrijblijvend gesprek.