Waarom een nieuwe collega inwerken weken kost

Een nieuwe collega inwerken kost vooral weken omdat de werkwijze van je bedrijf nergens staat: alles wat hij moet weten zit in de hoofden van de mensen om hem heen, en dus moet hij het van die mensen, een voor een, tussen het werk door horen. Het helpt om niet te beginnen met een dik handboek, maar met de tien dingen waar nieuwe mensen in de eerste weken het vaakst op vastlopen.

In het kort

• Inwerken duurt lang als werkwijzen alleen in hoofden zitten, niet omdat de nieuwe collega traag is.
• Leg eerst de vragen vast die steeds terugkomen, niet het hele bedrijf.
• Een inwerkplan van een paar weken met vaste momenten werkt beter dan "loop maar mee".
• Wat je vastlegt helpt ook bij ziekte, vakantie en groei.

Het signaal: iedereen wordt telkens onderbroken

Je herkent het misschien. Een nieuwe monteur, planner of kantoormedewerker begint op maandag. De eerste dag loopt hij mee, de tweede dag mag hij iets proberen, en vanaf de derde dag staat hij steeds bij iemand voor een vraag. Waar liggen de werkbonnen? Wie bel ik als de klant niet opendoet? Hoe weet ik welke prijs ik in de offerte zet? Het antwoord begint dan vaak met "Eigenlijk doen we dat zo, maar bij die klant anders".

Stel: een installatiebedrijf met twintig man neemt een nieuwe collega aan voor de planning. De ervaren planner legt veel uit, maar hij heeft zelf ook een volle dag. De nieuwe collega krijgt zijn kennis in stukjes van vijf minuten. Na twee maanden kan hij veel, maar niemand weet precies wat hij nog niet weet.

Dat is geen onwil. Het is wat er gebeurt als een bedrijf groeit zonder dat de werkwijze meegroeit.

Waarom inwerken zoveel tijd kost

De oorzaak zit zelden bij de nieuwe medewerker. Meestal komt het door een paar dingen die elkaar versterken:

• Kennis zit in mensen. De ervaren collega weet het zo goed dat hij niet meer merkt dat hij het weet. Daardoor vertelt hij het ook niet.
• Elke klus is een beetje anders. Er zijn uitzonderingen op de uitzonderingen, en die zijn nergens genoteerd.
• Er is geen vaste volgorde. Wie wat in welke week leert, hangt af van wat er toevallig langskomt.
• Niemand heeft er tijd voor. Inwerken gebeurt tussen het werk door, dus het schiet erbij in.
• Je weet niet wanneer het klaar is. Zonder duidelijk punt blijft iemand maanden "nog even meelopen".

Het gevolg is dat de ervaren mensen in die periode ook zelf minder doen. Die verborgen kosten tellen vaak zwaarder dan het salaris van de nieuwe collega.

Begin met de vragen die steeds terugkomen

Je hoeft niet het hele bedrijf te beschrijven. Begin bij wat nieuwe mensen daadwerkelijk vragen. Dat kun je morgen zelf doen, zonder software.

• Houd een week lang een lijstje bij. Zodra de nieuwe collega een vraag stelt die een ander moet beantwoorden, schrijft hij die op. Na een week heb je de eerste twintig vragen.
• Sorteer ze in groepen. Meestal zijn het vier of vijf: waar vind ik iets, hoe doen we dit, wie beslist dit, wat is de afspraak met de klant, wat doe ik bij een probleem.
• Laat de ervaren collega per vraag in een paar zinnen antwoorden. Geen mooie tekst, wel de goede stappen en de uitzonderingen die hij uit zijn hoofd kent.
• Zet de antwoorden op één plek. Een gedeelde map met één document per onderwerp is genoeg. De vaste mapindeling per klus kan daar een onderdeel van zijn, maar het gaat hier om de werkwijze.

Dat levert geen volledig handboek op. Het levert wel een lijst die elke volgende nieuwe collega een deel van de vragen bespaart, en die elke keer een stukje beter wordt.

Maak er een inwerkplan van met vaste momenten

Los van de werkwijzen kost het ook tijd als niemand weet wat er van de nieuwe collega verwacht wordt. Een eenvoudig plan van de eerste vier tot zes weken lost veel op.

• Week 1: kennismaken en meelopen. Wie is wie, waar ligt wat, wat gebeurt er op een gewone dag. Eén vast aanspreekpunt, dus niet "vraag maar aan iedereen".
• Week 2: eerste kleine taken onder begeleiding. Een taak die weinig kan misgaan, met de afspraak dat hij na afloop kort laat zien wat hij gedaan heeft.
• Week 3 en 4: zelfstandig met controle. Hij werkt zelf, maar iemand kijkt de eerste keren mee op de punten die er echt toe doen.
• Een vast gesprekje aan het eind van elke week. Tien minuten: wat ging goed, wat was onduidelijk, wat heb je nog niet gezien.

Zet in het plan ook wat hij nog niet hoeft te kunnen. Dat haalt druk van de ketel, en het voorkomt dat je in week twee al verwacht dat iemand alles weet.

Wat je wettelijk niet kunt overslaan

Een deel van het inwerken is geen keuze. Een werkgever moet zijn medewerkers voorlichting en instructies geven over veilig werken. Dat is een verplichting uit de Arbowet, en ze staat ook op de pagina van Rocket Lawyer over de verplichtingen van werkgevers. Het is dus verstandig om veiligheid vanaf dag één in het plan te zetten, en om vast te leggen dat de instructie gegeven is.

Daarnaast is er de proeftijd. Die moet schriftelijk in het arbeidscontract of in de cao staan. Bij een vast contract mag hij maximaal twee maanden duren, bij een tijdelijk contract van meer dan zes maanden en minder dan twee jaar maximaal één maand, en bij een contract van zes maanden of korter mag er geen proeftijd zijn (bron: Ondernemersplein). Voor het inwerken betekent dat: als je goed wilt weten of iemand past, heb je soms maar enkele weken. Een helder plan met duidelijke momenten helpt je ook om die beslissing op tijd en met feiten te nemen.

Hoe je ziet dat het werkt

Meet het niet te ingewikkeld. Een paar vragen zijn genoeg.

• Hoe lang duurt het voordat iemand zelfstandig een gewone klus kan doen? Schrijf de datum op bij de eerstvolgende nieuwe collega en vergelijk die met de volgende.
• Hoeveel keer per dag wordt een ervaren collega onderbroken? Dat voel je zelf al zonder meting, vooral als het afneemt.
• Welke vragen komen nog steeds terug? Die horen nog niet in de lijst, of staan er onduidelijk in.
• Kan een collega dit ook als de ervaren persoon ziek is? Dat is de echte toets van een vastgelegde werkwijze.

Wanneer het meer vraagt dan een map met documenten

Voor veel bedrijven is een gedeelde map met vragen en antwoorden prima, en soms zelfs beter dan software. Het wordt anders als dezelfde stappen steeds terugkomen in meerdere systemen: dezelfde gegevens overtikken, een planning in Excel die niemand durft aan te raken, een werkbon die op papier begint en op kantoor opnieuw wordt ingevoerd. Dan gaat het niet meer om uitleggen, maar om de werkwijze zelf, en kan het zinvol zijn om dat proces eenvoudiger te maken, zodat er minder is om uit te leggen.

Dat is geen reden om meteen iets nieuws te bouwen. Eerst vastleggen wat je doet, dan zien waar het knelt, en pas daarna kijken of het slimmer kan.

Herken je dit en wil je weten hoe het inwerken bij jou nu loopt? Dan kijk ik graag vrijblijvend met je mee: welke vragen komen steeds terug, en wat kun je daar zelf al mee. Neem gerust contact op voor een gesprek.