Een transportorder komt binnen per mail, wordt overgetypt in de planning, doorgebeld naar de chauffeur en later nog eens ingevoerd voor de facturatie. Elke overtypstap kost tijd en levert fouten op. Ik automatiseer die keten: van orderontvangst tot ritplanning, statusupdate, chauffeursuren en factuur, met mensen die alleen nog de uitzonderingen behandelen.
De planning zit klem tussen de telefoon en de mailbox. Opdrachtgevers bellen waar hun zending blijft, chauffeurs sturen appjes met wachttijden en de administratie zoekt op vrijdag uit welke rit nu precies gefactureerd moet worden. De marge per rit is dun, dus elk uur handwerk en elke gemiste wachttijd telt direct door in het resultaat.
Binnenkomende orders herkennen we automatisch, of ze nu als mailbijlage, Excel of EDI-bericht komen, en zetten we klaar in de planning met een controlestap. Toewijzen aan een rit stuurt de opdracht door naar de chauffeur, inclusief adres, tijdvak en bijzonderheden. Laden, lossen, wachttijd en extra stops worden onderweg vastgelegd, met foto en handtekening als bewijs. Daaruit rollen zowel de statusupdate naar de klant als de basis voor uren en factuur.
Automatisering betekent niet dat alles vanzelf goed gaat, maar dat afwijkingen opvallen. Een rit die dreigt uit te lopen, een wachttijd boven het afgesproken kwartier, een ontbrekend afleverbewijs of een order die niet automatisch gelezen kon worden: die komen in één werklijst. De planning werkt die af, in plaats van honderd goedlopende ritten te controleren.
De meeste vervoerders hebben al een TMS, boordcomputers of een track-and-trace-oplossing en een boekhoudpakket. Ik bouw de koppelingen daartussen en vullen de gaten die niemand dicht: de mailbox met orders, het Excel-bestand van een vaste opdrachtgever, de handmatige urenverwerking en de factuurcontrole.
We volgen één order van mail tot factuur en tellen hoe vaak dezelfde gegevens worden ingevoerd. Dat aantal is meestal de businesscase. Daarna automatiseren we stap voor stap, te beginnen bij de drukste stroom of de grootste opdrachtgever, zodat het resultaat binnen enkele weken merkbaar is op de planning.
In jouw regio
Ik woon in de Betuwe en werk vanuit Veenendaal. Voor bedrijven in deze plaatsen plan ik makkelijk een werksessie op locatie in.
Andere branches
Elke branche heeft zijn eigen werkwijze, eigen documenten en eigen piekmomenten. Bekijk de aanpak die past bij jouw sector.
Grotendeels wel. Rit-, laad- en lostijden vormen de basis; de chauffeur bevestigt of corrigeert alleen de afwijkingen. Rij- en rusttijden en toeslagen rekenen we mee, zodat de urenverwerking van een dagtaak een controle wordt in plaats van invoerwerk.
Elke zending krijgt een status die automatisch meeloopt met de rit: gepland, onderweg, geladen, afgeleverd. Opdrachtgevers zien die status via een portaal of een link, inclusief afleverbewijs en foto's, zodat de telefoon met 'waar blijft mijn zending' stil wordt.
Nee, meestal niet. Ik automatiseer de stappen eromheen: orderinvoer vanuit mail of Excel, de koppeling met boordcomputers, statusupdates naar klanten en de doorstroom naar facturatie. Het TMS blijft doen waar het goed in is.
Ja. Zodra een rit is afgerond met kilometers, wachttijd, extra stops en eventuele toeslagen, kan de factuurregel automatisch worden opgebouwd. Handmatige controle blijft mogelijk, maar het overtypen verdwijnt.
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen waar de grootste tijdwinst, rust en groeikansen liggen voor je bedrijf.
