Bij een advieskantoor zit de waarde in denkwerk, maar gaat een groot deel van de week op aan zoeken in dossiers, uitwerken van gesprekken en het in elkaar zetten van rapportages die grotendeels op eerdere rapporten lijken. Ik automatiseer dat voorwerk zorgvuldig en controleerbaar, zodat adviseurs meer tijd overhouden voor het werk dat daadwerkelijk declarabel is.
Een nieuwe opdracht begint met zoeken: welk rapport hebben we voor een vergelijkbare klant gemaakt, waar staat die ene bijlage, wat is er vorig jaar afgesproken. Het dossier is compleet maar niet doorzoekbaar. Verslagen blijven een week liggen, uren worden op vrijdag gereconstrueerd en de omschrijving 'werkzaamheden' levert bij de klant vragen op. Zo lekt er elke week een halve dag weg per adviseur.
Een werkomgeving bovenop de dossiers die je al hebt. Je stelt een vraag over een dossier en krijgt antwoord met verwijzing naar het document en de passage waar het vandaan komt. Voor rapportages maken we een concept op basis van jullie eigen structuur, eerdere rapporten en aangeleverde gegevens, in jullie schrijfstijl. Gespreksverslagen worden uitgewerkt in het format dat jullie al gebruiken, met actiepunten er automatisch uit.
Uren zijn bij een advieskantoor zowel de omzet als de verantwoording. We koppelen registratie aan wat er in het dossier gebeurt: een verslag, een document, een gesprek. De adviseur bevestigt en corrigeert, en de omschrijving is meteen bruikbaar op de factuur. Daarmee stijgt de volledigheid van de registratie en dalen de discussies achteraf over wat er precies is gedaan.
Adviesdossiers bevatten vaak bedrijfsgevoelige of persoonsgegevens. Daarom werken we met verwerking binnen de EU, sluiten we training op jullie data uit en volgen de rechten in het systeem de rechten die iemand op het dossier heeft. Elke geautomatiseerde stap levert een concept dat een mens goedkeurt; die controlestap slaan we bewust nooit over.
We meten eerst waar de niet-declarabele tijd naartoe gaat, in gesprek met twee of drie adviseurs. Daarna kiezen we één proces, meestal rapportage of verslaglegging, en bouwen dat af tot het echt sneller is. Werkt het daar, dan breiden we uit naar de andere teams, met dezelfde controlestappen.
In jouw regio
Ik woon in de Betuwe en werk vanuit Veenendaal. Voor bedrijven in deze plaatsen plan ik makkelijk een werksessie op locatie in.
Andere branches
Elke branche heeft zijn eigen werkwijze, eigen documenten en eigen piekmomenten. Bekijk de aanpak die past bij jouw sector.
Ja. We werken met afgeschermde verwerking binnen de EU, zonder dat jullie documenten worden gebruikt om modellen te trainen. Toegang volgt de rechten die iemand al op het dossier heeft, en elke geautomatiseerde verwerking wordt gelogd.
Denk aan het samenvatten en doorzoekbaar maken van dossiers, het voorbereiden van een rapportageconcept op basis van eerdere rapporten en aangeleverde data, het opstellen van gespreksverslagen en het aanvullen van urenregistraties met een omschrijving die de klant begrijpt.
In de praktijk verschuift het: minder tijd aan zoeken, samenvatten en uitwerken, meer tijd aan advieswerk dat je wél kunt declareren. Bovendien verdwijnen er minder uren doordat registraties completer zijn en op de dag zelf worden ingevuld.
Altijd. Automatisering levert een concept, de adviseur blijft verantwoordelijk voor de inhoud. We ontwerpen de schermen zo dat controleren en bijstellen sneller gaat dan zelf beginnen, en dat de bron van elke passage traceerbaar is.
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen waar de grootste tijdwinst, rust en groeikansen liggen voor je bedrijf.
